Kwartiermaker Functioneel Beheer

Als gemeente Eemsdelta zijn wij een aantrekkelijke gemeente voor inwoners, bedrijven, bezoekers én medewerkers. In onze gemeente vind je de Waddenkust, weidse cultuurlandschappen en karakteristieke dorpen met middeleeuwse kerkjes. Maar ook dynamische havens en innovatieve bedrijvigheid. Het is een gemeente waar we nuchter zijn, naar elkaar omkijken en samen de handen uit de mouwen steken met onze vertrouwde kwaliteiten!

Ook in Eemsdelta zien we dat de samenleving in een hoog tempo verandert. Mede door de digitalisering organiseren inwoners zich gemakkelijker en sneller, maar ook de opgaven die op ons afkomen vragen om een andere manier van werken én we kunnen het niet langer alleen. We willen vooral een gemeente zijn (en blijven) die dichtbij de inwoners, ondernemers en partners staat. We willen weten wat er leeft, wat er nodig is en hoe we ervoor kunnen zorgen dat ons gebied zich ontwikkelt en dat de leefbaarheid groot is. Eemsdelta dichtbij!

De functie van functioneel beheer maakt binnen de organisatie een transitie door: van decentraal georganiseerde functioneel beheerders binnen verschillende teams naar één centraal aangestuurd, procesgericht en wendbaar team Functioneel Beheer. Deze verandering is nodig om de kwaliteit, continuïteit en professionaliteit van functioneel beheer te versterken en beter aan te laten sluiten op de organisatiedoelen.

Voor deze ontwikkeling zoeken we een kwartiermaker die richting geeft aan de verandering, het team verbindt en begeleidt in de overgang van taakgericht naar proces- en ketengericht werken. De kwartiermaker speelt een sleutelrol in het neerzetten van een toekomstbestendige werkwijze, cultuur en structuur. Daarbij ligt de focus op het verder professionaliseren en standaardiseren van processen, het stimuleren van vakinhoudelijke groei en samenwerking, en het effectiever inzetten van rapportages als sturingsinstrument. De kwartiermaker neemt het team hierin mee.

De kern van de opdracht ligt in het doorbreken van bestaande routines en het duurzaam borgen van nieuwe werkwijzen en samenwerkingsvormen in een dynamische omgeving.

De opdracht heeft een tijdelijk en projectmatig karakter en is gericht op het realiseren en borgen van vooraf overeengekomen resultaten. De inzet betreft geen structurele of reguliere functie binnen de organisatie.

Resultaten

De opdracht omvat onder meer de volgende resultaatgebieden:

• De overgang van taakgericht naar proces- en ketengericht werken realiseren
• De nieuwe agile/scrumwerkwijze introduceren en zodanig inrichten dat de werkwijze zelfstandig kan worden voortgezet
• Processen, rollen en werkwijzen verduidelijken, optimaliseren en standaardiseren
• Ontwerpen en opleveren van een set rapportages en KPI's die het management en team inzicht geven in prestaties en voortgang
• Ontwikkelen en vastleggen van een kennis- en overdrachtsstructuur die inzetbaarheid en vervangbaarheid binnen het team ondersteunt
• Ontwerpen, documenteren en overdragen van een prioriteringsmethodiek voor functioneel beheer, zodat betrokkenen deze zelfstandig kunnen toepassen
• Maken van een overdrachtsdocument voor de overgang van “het project naar beheer” (met daarin onder andere opgenomen een advies over de inhoud en de verdere invulling van de functies)

De opdracht richt zich nadrukkelijk op de sociaal-organisatorische en procesmatige aspecten van de transitie. De inhoudelijke aansturing van functioneel beheer is de verantwoordelijkheid van de teammanager Informatievoorziening. De opdrachtnemer vervult geen hiërarchische of leidinggevende rol en maakt geen onderdeel uit van de reguliere organisatie of lijnstructuur.

Van de opdrachtnemer wordt gevraagd in de offerte op te nemen hoe aan de resultaatgebieden invulling gegeven gaat worden. Daarnaast wordt er van de opdrachtnemer verwacht om binnen 8 weken na start een plan van aanpak op te leveren gericht op hoe de resultaatgebieden behaald gaan worden.

De werkzaamheden worden zelfstandig uitgevoerd. Afstemming met de opdrachtgever vindt plaats op hoofdlijnen en is gericht op de voortgang en het behalen van overeengekomen resultaten, niet op dagelijkse aansturing van de werkzaamheden.

De vergoeding vindt plaats op basis van de gewerkte uren.

Randvoorwaarden: de opdrachtnemer bepaalt zelf de werktijden en locatie van uitvoering.

Op deze Groningen huurt in opdracht zijn onze algemene inkoopvoorwaarden van toepassing (zie bijlage), de inschrijver gaat met het indienen van zijn/haar offerte hiermee akkoord.