Informatiemanager Documentmanagement

Voor het opzetten en uitvoeren van documentmanagement voor het project Waterzuivering de Vergulde Hand binnen de ontwerpfase, het project dat de vervanging van de afvalwaterzuiveringsinstallatie (AWZI) De Groote Lucht in Vlaardingen gaat realiseren. Dit project is een Grond-, Weg- en Waterbouw- (GWW-)project en er wordt gewerkt volgens de methode van Integraal Project Management (IPM) in een multidisciplinair projectdirectieteam. De vijf disciplines binnen dit team zijn Projectmanagement, Projectbeheersing, Omgevingsmanagement, Technisch Management en Contractmanagement die elk worden aangestuurd door een manager die samen de projectdirectie vormen. Het team wordt aangestuurd door de projectdirecteur.

Dit omvangrijke en complexe project bevindt zich in de planfase waarin de belangrijkste rollen van de projectorganisatie worden ingevuld en het kader van het project wordt opgezet. Het project gaat duren t/m in bedrijfname van de zuivering in 2030 en is momenteel geraamd op enkele honderden miljoenen. Er zijn veel (interne en externe) partijen betrokken en de impact op de organisatie van Delfland en de omgeving is groot. Voor de projectorganisatie is er behoefte aan het opzetten en uitvoeren van documentmanagement tijdens de ontwerpfase, waarbij expertise binnen grote en complexe GWW-projecten noodzakelijk is.

Het betreft de volgende verwachte resultaten op hoofdlijnen

• Het doorontwikkelen en borgen van processen en kaders voor documentmanagement binnen het project gedurende de ontwerpfase, inclusief een helder uitgewerkte werkwijze en richtlijnen voor alle projectleden
• Het inrichten en optimaliseren van de SharePoint-omgeving, met ten minste expliciete aandacht voor:
  • Logische en toekomstbestendige map structuren;
  • Eenduidig en controleerbaar revisiebeheer;
  • Consistent beheer en gebruik van metadata;
  • Inrichting en ondersteuning van review- en commentaarprocessen;
  • Duidelijke procedures voor documentvrijgave;
  • Heldere en beheersbare rechten- en rollenstructuur;
  • Correcte en duurzame archivering;
  • Effectieve integratie met Microsoft Teams;
• Het (verder) inrichten van archivering van projectdocumentatie in het Document Management Systeem (DMS) ten behoeve van formele archivering binnen de organisatie van Delfland, conform geldende wet- en regelgeving;
• Het voeren van actieve dagelijkse regie op de naleving van vastgestelde documentmanagementprocessen en -kaders, inclusief signalering van knelpunten en het doen van verbetervoorstellen.