Documentalist A27 Houten Hooipolder

Als documentalist ben je dé expert op het gebied van documentbeheer en archivering. Deze rol vervul je bij één van de grootse projecten van RWS: de verbreding van de A27 tussen Houten en knooppunt Hooipolder.

Je beheert onder andere het documentmanagementsysteem Connect, waar het gehele projectteam in samenwerkt en waar het projectarchief in wordt opgebouwd.

Je ondersteunt en begeleidt projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden ten aanzien van documentbeheer en archivering kennen en de werkafspraken naleven. Als zij vragen hebben of advies nodig hebben, weten ze jou te vinden. Daarbij houd je de kwaliteit van het projectarchief en de bredere informatiehuishouding van het project nauwkeurig in de gaten. Wanneer projectinformatie op de juiste plek en op de juiste manier gearchiveerd wordt, heb jij je doel behaald. Je aarzelt niet om met verbetervoorstellen te komen en/of zelf verbeteringen door te voeren. Op deze manier speel jij een cruciale rol in de voortgang en de continuïteit van het project en de beheersing van documentaire projectinformatie.

De opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project en RWS. De opdracht omvat het uitvoeren van documentbeheer en archiefvorming in de daartoe bestemde systemen, waaronder het documentmanagementsysteem Connect. Dit beheer vindt plaats in de vorm van diverse taken en activiteiten, waaronder:

Taken

• Het verlenen en intrekken van toegang tot het projectarchief conform de werkafspraken/het vastgestelde autorisatieproces en het opstellen en actueel houden van de autorisatiematrix
• Het één-op-één begeleiden van (nieuwe) projectmedewerkers zodat zij hun taken en verantwoordelijkheden m.b.t. documentbeheer en archivering zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren en nemen (en, indien wenselijk, het verzorgen van extra hulpmiddelen, zoals instructies of opfriscursussen)
• Het beantwoorden van (functionele) gebruikersvragen m.b.t. documentbeheer en archiefvorming via de algemene postbus (doorgaans binnen 24 uur)
• Projectmedewerkers adviseren over relevante vraagstukken (bijvoorbeeld: de inrichting van het projectarchief in een bepaalde projectcontext, omgang met bepaalde typen documenten)
• Het zorgen dat of projectmedewerkers hun taken/verantwoordelijkheden uitvoeren, hen erop aanspreekt als zij dit niet doen (o.a. via de ‘rappellering’) en dit escaleert naar de MPB’er indien nodig
• Projectmedewerkers ondersteunen in het registreren, metadateren, ordenen en classificeren (voorzien van een vertrouwelijkheidsniveau) van documenten en dit namens hen doen wanneer zij dit zelf niet (meer) kunnen, bijvoorbeeld wegens ziekte of vertrek
• Het aanmaken, ordenen, afschermen, verplaatsen, waarderen en muteren van (nieuwe) (sub)dossiers in de ordeningsstructuur en het opstellen en actueel houden van de ordeningsstructuur
• Het opstellen en jaarlijkse actualiseren van overige documenten die horen bij het beheren van het projectarchief, zoals de beheerafspraken, werkafspraken, het overdrachtsplan en het overzicht van de belangrijkste projectdocumenten
• Het verbeteren van de kwaliteit (waaronder de technische overdraagbaarheid) van het projectarchief en de eigen dienstverlening (doorlopen van de PDCA-cyclus)
• Ondersteunen in de beantwoording van Woo-verzoeken (bijvoorbeeld door relevante documenten te verzamelen, acties uit te zetten en een documentenlijst op te stellen)
• Het visueel inrichten van het projectarchief naar behoefte van de projectmedewerkers
• Het monitoren en tijdig uitbreiden van de opslacapaciteit van Connect en, indien nodig, het tijdig aanvragen en inrichten van nieuwe Connect-sites
• Het melden van Connect-storingen en bugs bij de juiste loketten (zoals de afdeling Informatievoorziening en Beheer) en hierover communiceren binnen het projectteam
• Het inventariseren en melden van verbetervoorstellen m.b.t. Connect bij de juiste loketten (bijvoorbeeld in de vorm van functionele wensen)
• Het gereed maken van het projectarchief t.b.v. de (eind)overdracht en/of migratie en het t.z.t. in goede banen leiden van de overdracht en/of migratie (dit kan gepaard gaan met herstel- of conversiewerkzaamheden)
• Kansen, knelpunten en risico’s m.b.t. documentbeheer en archivering signaleren en melden via de projectdashboards en/of voortgangs-overleggen (proactieve rol in kennisdeling en deelname aan project overleggen)

Resultaten

• Projectarchief dat 1) is ingericht volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en 2) voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. geordend, gewaardeerd en gemetadateerd)
• Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, ordeningsstructuur, werkafspraken, instructies, overdrachtsplan en dashboards)

Leiding Toezicht

Ja