Sluit over 6 dagen
Omschrijving
Als directiesecretaresse zorg jij ervoor dat de directeur DIA en het MT optimaal ondersteund worden, zodat zij zich kunnen concentreren op hun kerntaken. Je bent communicatief, flexibel, snel van begrip en kunt goed omgaan met deadlines en tijdsdruk. Je bent succesvol door jouw klantgerichtheid en proactiviteit bij het:
- Ondersteunen van de directeur DIA met beheer van agenda en mailbox, zelfstandig afwegingen maken over opvolging/doorzetten van mails
- Brede ondersteuning van het MT, o.a. planning en organisatie zoals complex agendabeheer en regelen van vergaderruimtes
- Coördineren van het ondertekenproces, correspondentie routing en bijwerken van distributielijsten
- Maken van interne en externe afspraken met diverse stakeholders
- Notuleren van MT-vergaderingen en zorgen voor distributie, bewaken en opvolgen van actiepunten en deadlines
- Digitaal zakendoen: aanmaken en bewaken van inkooporders en boeken van reizen
- Organiseren en/of coördineren van evenementen en medewerkersbijeenkomsten in samenwerking met collega’s van DIA en andere afdelingen
- Aanspreekpunt zijn voor facilitaire zaken en huisvesting, problemen oplossen of doorzetten naar de facilitaire dienst
Eisen
- Je beschikt over minimaal MBO+/HBO werk- en denkniveau
- Je beschikt over minimaal 3 tot 5 jaar ervaring als secretaresse
- Je hebt een uitstekende beheersing (zowel mondeling als schriftelijk) van de Nederlandse taal, goede beheersing van Engels
- Je beschikt over gedegen kennis van en aantoonbare ervaring met Office 365 tooling, specifiek Teams, PowerPoint, Word, Excel en SharePoint
- Je beschikt over uitstekende contactuele vaardigheden, is stressbestendig, collegiaal, netwerkvaardig en kan zowel formeel als informeel zaken gedaan krijgen. Daarnaast heeft hij/zij een flexibele maar gestructureerde werkhouding, kan snel schakelen, nauwkeurig werken, drie stappen vooruit denken, en toont initiatief met goed organiserend vermogen.
- Je beschikt over ervaring met NS
- Jouw aanbieding bevat een aanvraag-specifiek voorblad
- Je gaat akkoord met een achtergrondonderzoek na gunning (VOG, geheimhoudingsverklaring, integriteitsverklaring en vragenlijst)
- Je gaat akkoord met het afsluiten van de benodigde beroeps- en bedrijfsaansprakelijkheidsverzekering
- Je bent in de afgelopen twee jaar niet in dienst geweest bij NS middels een arbeidscontract voor bepaalde of onbepaalde tijd
- Je hebt de werkwijze en voorwaarden van NS Inhuurdesk middels onderstaande link gelezen en gaat hiermee akkoord.
https://www.werkenbijns.nl/werkwijze-en-voorwaarden
Wensen
- Je beschikt over kennis en ervaring met Agile werken en bijbehorende rituelen
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.
Over
Nederlandse Spoorwegen