Coördinator opschoning administratie

De gemeente bereidt de aanbesteding van een nieuw financieel systeem voor. Vooruitlopend daarop willen we zoveel mogelijk verbeteringen, opschoningen en procesoptimalisaties binnen het huidige systeem doen. Of, als dat nog niet mogelijk is, alvast in kaart brengen. Zo zorgen we dat de organisatie klaar is voor het herontwerp en de implementatie van het nieuwe systeem.

De coördinator neemt de regie over dit voorbereidingsproces. Je stuurt binnen je projectwerkgroepen aan, bewaakt de kwaliteit en werkt in sommige gevallen zelf actief mee. De rol vraagt om zowel organisatorische sturing als inhoudelijke kennis van financiële processen. Je informeert de teamleider F&C regelmatig over de voortgang.

Doelstelling

Het aanjagen, coördineren en monitoren van verbeter- en opschoningsacties in het huidige financiële systeem (SAP) en de daarbij horende processen, met als doel een actuele en goed ingerichte financiële administratie vóór de start van de aanbesteding.

Resultaten

• Een opgeruimde en actuele financiële administratie met opgeschoonde stamgegevens
• Vastgestelde procesbeschrijvingen, werkinstructies en systeemeisen
• Overzichtelijke rapportages
• Functionele input voor de aanbesteding

Verantwoordelijkheden

• Projectleiding en coördinatie (leiden van de regiegroep, coördineren van werkgroepen, projectmatige aansturing, signaleren van knelpunten, zorgen voor samenhang)
• Kwaliteitsbewaking en inhoudelijke bijdrage (monitoren van documenten, deelnemen aan werkgroepen, stimuleren van uniformiteit, bewaken van datakwaliteit)
• Voortgangsbewaking en rapportage (aanjagen van voortgang, opstellen van rapportages, kennisdeling)
• Afstemming richting aanbesteding (overleg met projectleider aanbesteding, overdraagbaarheid van resultaten)