Adviseur Inkoop

Wij zijn de Vereniging van Nederlandse Gemeenten. De vereniging heeft als doel om de lokale overheid te versterken, zodat gemeenten hun inwoners optimaal kunnen bedienen. Dat dragen we in ons hart en daar werken we iedere dag met veel bevlogenheid aan. 342 gemeenten bepalen onze en dus ook jouw agenda. Vaak wordt die beïnvloed door de dagelijkse actualiteit, maar altijd vanuit het belang van onze leden. We zijn een lerende organisatie, we stellen ons continu de vraag waar we staan en wat we kunnen verbeteren.

Aanleiding

Op de Algemene Ledenvergadering in juni 2023 hebben gemeenten gekozen meer zaken collectief te organiseren door de propositie inkoop en aanbesteden goed te keuren. Met deze propositie, die naadloos aansluit bij de Verenigingsvisie, beoogt VNG de inkoopkracht van gemeenten en regionale inkoopsamenwerkingen te vergroten en te versterken.

Bij het in kaart brengen van de gemeentelijke behoeften op inkoopgebied blijkt dat gemeenten vooral behoefte hebben aan samenwerking gericht op het delen van kennis en ervaring:

• Hoe hebben andere gemeenten de inkoop van een bepaald inkooppakket opgepakt?
• Wat zijn goede voorbeelden van markconsultaties en aanbestedingsdocumenten?

Er is veel kennis en ervaring bij de gemeenten aanwezig. Het is alleen zaak deze beschikbaar te maken voor de andere gemeenten; gemeenten die niet in de directe nabijheid zijn. Er zijn verschillende – elkaar versterkende – mogelijkheden om dit te realiseren, denk bijvoorbeeld aan de doorontwikkeling van het VNG Forum inkoop en aanbesteden en het opzetten van categoriemanagement.

Omschrijving van de opdracht

De opdracht wordt als volgt geformuleerd:

Beschrijf en werk uit een samenhangende set van maatregelen gericht op het delen van kennis en ervaring op inkoopgebied en het stimuleren van collectief inkopen. Werk dit uit in een rapportage van bevindingen en een actieplan.

Besteed hierbij tenminste aandacht aan:

• De rol van VNG. Hoe en waar kan VNG bijdragen aan het realiseren van de maatregelen? Benoem hierbij ook de voorwaarden voor succes voor elk van deze maatregelen.
• Categoriemanagement. Wat is categoriemanagement? Hoe is categoriemanagement bij anderen georganiseerd en wat is voor gemeenten mogelijk de best passende oplossing? Beschrijf ook hoe categoriemanagement ervoor kan zorgen dat gemeenten meer met elkaar gaan samenwerken. Wat zijn categorieën (verzamelingen van inkooppakketten) die zich het beste lenen om als eerste te worden opgepakt?
• Welke inkoopsamenwerkingsverbanden en grotere gemeenten zijn geïnteresseerd om categoriemanagement mee te helpen oppakken en collectief inkopen te verbreden (dus buiten het eigen inkoopsamenwerkingsverband). Wat zijn hier dan belangrijke voorwaarden?
• Welke communicatiemiddelen kunnen worden ingezet voor kennisdeling en collectief inkopen. Besteed hier onder andere aandacht aan het VNG Forum inkoop en aanbesteden. Waar en hoe kan het Forum (in brede zin) worden verbeterd om beter aan te sluiten bij de behoeften van de gemeenten. Maar ook aan het belang van uniformiteit in het (inkoop-)proces.
• Het benutten van de kracht en de potentie van de G4 en de grootste drie samenwerkingsverbanden in het inkooplandschap, te weten Bizob, Stichting Rijk en Karel. (het voormalige inkoopbureau West-Brabant).
• Draagvlak. Onderzoek bij diverse essentiële stakeholders welke succesfactoren zij zien en op welke wijze zij kunnen helpen de maatregelen uit te voeren. Denk hier aan inkoopsamenwerkingsverbanden, grote(re) gemeenten, inkoopafdelingen en noodzakelijke functionarissen van de VNG.

Resultaat van de opdracht

De adviseur rondt de opdracht af door het opleveren van een rapportage. Deze rapportage kent tenminste de volgende onderdelen:

• Een rapportage van bevindingen. Deze rapportage geeft een uitwerking van de mogelijke maatregelen om inkoopsamenwerking te vergroten. Maatregelen gericht op het delen van kennis en ervaring op inkoopgebied, het ontwikkelen van categoriemanagement en het (stimuleren van) collectief aanbesteden. Per maatregel is ook beschreven waar op gelet moet worden in termen van succesfactoren en risico’s, en hoe en door wie de maatregel kan worden opgepakt. Ook de rol en bijdrage van VNG voor het geheel en de maatregel dient in de rapportage terug te komen.
• Een actieplan. Maatregelen worden geprioriteerd en uitgewerkt in een actieplan. Geef aan welke activiteiten door wie (met welke capaciteit en competenties) uitgevoerd moeten worden om de maatregelen succesvol in te voeren. Uitgangspunt is dat resultaten zichtbaar zijn en gedeeld worden.

Gedurende de uitvoering van de opdracht werkt de adviseur eigenstandig aan de opdracht, waarbij hij periodiek rapporteert over de werkzaamheden aan de coördinator van het Kenniscentrum Inkoop en Aanbesteden.