Adviseur en programmasecretaris Uitvoerbaarheid

Je bepaalt deels zelf hoe je invulling geeft aan jouw functie. Duidelijk is dat het in jouw werk essentieel is om te weten wat er speelt. Als secretaris voor de programmalijn uitvoerbaarheid vervul je een verbindende rol, zowel inhoudelijk als relationeel binnen het programma. Je hebt oog voor de rode draad in de verschillende actielijnen en bent bereid een grote diversiteit aan taken op te pakken.

Je bouwt en onderhoudt een intern en extern netwerk en monitort alle activiteiten zorgvuldig. Zo zorg je ervoor dat jij of andere leden van het team op de juiste momenten aan tafel zitten. Daarnaast ben je verantwoordelijk voor structuur, verslaglegging, de organisatie van bijeenkomsten, annotaties en voorstellen voor het managementteam (MT) en de VNG-directie.

Taken als secretaris

Als secretaris heb je zowel organiserende als faciliterende taken:

• Planning en organisatie: je plant bijeenkomsten, bereidt deze voor en maakt verslagen.
• Inhoudelijke bijdragen: je adviseert en haalt informatie op over de voortgang van projecten, zoals de Uitvoerbaarheidstoets Decentrale Overheden (UDO). Deze informatie analyseer je, waarna je rapporteert en adviseert over vervolgstappen.
• Onderzoek en analyses: je doet deskresearch, woont interviews en gesprekken bij, en verbindt deze activiteiten met ontwikkelingen binnen en buiten de VNG. Waar nodig neem je zelfstandig afgebakende taken op je.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Bewaken van de planning en voortgang van het programma uitvoerbaarheid op alle onderdelen.
• Organisatiebreed ophalen van informatie over UDO-trajecten, deze analyseren, rapportages opstellen en adviseren over vervolgacties.
• Onderhouden van contacten met leden van het programmateam, projectteam, koepels en vakverenigingen van gemeenten.
• Uitvoeren van stakeholderanalyses en ondersteunen bij stakeholdermanagement, zoals bijhouden van overzichten van contactgegevens en communicatie met belangrijke stakeholders.
• Opstellen van agenda’s en maken van verslagen van vergaderingen.
• Adviseren en inhoudelijk voorbereiden van bijeenkomsten, inclusief verslaglegging.
• Bijdragen aan de Stand van de Uitvoering door deskresearch en inhoudelijke input.
• Opstellen van annotaties en voorstellen voor het MT en de VNG-directie.
• Bijdragen aan evenementen en communicatie-uitingen.

Resultaat van de opdracht

Beoogde resultaten als (direct of indirect) gevolg van jouw bijdrage:

• Inzicht in de voortgang van UDO: op basis van gestructureerde informatie van gemeenten en collega’s binnen de VNG.
• Analyse en vervolgacties: informatie is geanalyseerd zodat gerichte vervolgacties kunnen worden benoemd.
• Subsidieverantwoording: verkregen informatie is geanalyseerd om verantwoording af te leggen over subsidiebesteding en dit te monitoren.
• Inrichting monitorsystematiek.
• Goede organisatie van bijeenkomsten.
• Heldere communicatie: duidelijke berichten en voorstellen zijn opgesteld.
• Delen van lessen: voortkomend uit bijeenkomsten en netwerkactiviteiten.
• Opgeleverde Stand van de Uitvoering: het proces is goed gefaciliteerd en er is een inhoudelijke bijdrage geleverd.