Vertrouwenspersoon

Het is van essentieel belang dat we een werkomgeving creëren waarin iedereen zich veilig, gerespecteerd en gewaardeerd voelt. Helaas is het onvermijdelijk om ongewenst gedrag, zoals pesten, intimidatie, discriminatie of ander grensoverschrijdend gedrag volledig te voorkomen in onze organisatie. De vertrouwenspersoon is het eerste aanspreekpunt bij integriteitsschending, ongewenste omgangsvormen en psychologische onveiligheid. De vertrouwenspersoon beschikt over actuele kennis van relevante wet- en regelgeving zoals de Arbowet, de Wet bescherming klokkenluiders en de AVG en handelt hiernaar. Het is van belang dat de vertrouwenspersoon helder is in wat wel en niet tot zijn of haar taken behoort en communiceert dit ook richting melders en organisatie. In deze opdracht wordt niet van je verwacht om op te treden als mediator, leidinggevende of klachtenfunctionaris, tenzij daar expliciete afspraken over zijn gemaakt.

Het is van belang dat de vertrouwenspersoon in staat is om de medewerkers op een professionele wijze te begeleiden bij meldingen van: Ongewenste omgangsvormen (zoals pesten, discriminatie, agressie, seksuele intimidatie); Integriteitsvraagstukken of vermoedens van misstanden. Hierbij hoort dat de vertrouwenspersoon in staat is om de melder helder te informeren over mogelijke vervolgstappen en ondersteuning te bieden bij het kiezen van een handelingsrichting (adviesrol). Het is van belang dat de vertrouwenspersoon in staat is om te verwijzen naar passende interne of externe hulpbronnen, zoals juridisch ondersteuning, HR, bedrijfsmaatschappelijk werk of klachtencommissie.

De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks (Q1) op geanonimiseerde wijze over de aard, frequentie en thema’s van meldingen, conclusies op hoofdlijnen en aanbevelingen ter bevordering van de sociale veiligheid en bespreekt deze mondeling met Opdrachtgever en de ondernemingsraad van Opdrachtgever (in een apart overleg).

Doelstelling

Het is van belang dat de vertrouwenspersoon in staat is om de medewerkers op een professionele wijze te begeleiden bij meldingen van ongewenste omgangsvormen (zoals pesten, discriminatie, agressie, seksuele intimidatie) en integriteitsvraagstukken of vermoedens van misstanden.

Resultaten

• De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks (Q1) op geanonimiseerde wijze over de aard, frequentie en thema’s van meldingen, conclusies op hoofdlijnen en aanbevelingen ter bevordering van de sociale veiligheid en bespreekt deze mondeling met Opdrachtgever en de ondernemingsraad van Opdrachtgever (in een apart overleg)

Werkzaamheden

• De vertrouwenspersoon is op werkdagen telefonisch te bereiken tussen acht uur ‘s ochtends en vijf uur ’s middags
• De vertrouwenspersoon heeft na de eerste melding binnen 24 uur contact met een melder
• Indien casemanager, HR of medewerker (melder) per e-mail of telefonisch een verzoek tot contact met de vertrouwenspersoon toestuurt, zal binnen twee werkdagen contact opgenomen worden voor het verdere vervolg(traject)
• De vertrouwenspersoon registreert alle consulten, contactmomenten, adviezen en voortgangsacties in een logboek of dossiermodule (digitaal), conform privcaywetgeving en de eisen van AVG
• Elke zes maanden wordt de dienst van de vertrouwenspersoon geëvalueerd
• Alle gevraagde uurtarieven worden afgerekend in tijdseenheden van 15 minuten
• De vertrouwenspersoon gaat minimaal twee keer per jaar met de ondernemingsraad van de opdrachtgever in gesprek. De uitkomsten van deze overleggen dienen als basis voor een evaluatie van de kwaliteit en voor de verbetering van de samenwerking
• Bij structurele afwijkingen van de afspraken wordt binnen 10 werkdagen een verbeterplan opgesteld en besproken met de vertrouwenspersoon
• Consultenten kunnen tot 24 uur van tevoren kosteloos geannuleerd worden

Contacten

De vertrouwenspersoon rapporteert jaarlijks (Q1) op geanonimiseerde wijze over de aard, frequentie en thema’s van meldingen, conclusies op hoofdlijnen en aanbevelingen ter bevordering van de sociale veiligheid en bespreekt deze mondeling met Opdrachtgever en de ondernemingsraad van Opdrachtgever (in een apart overleg).

Achtergrond team

De gemeente Zwolle heeft op dit moment een overeenkomst voor externe vertrouwenspersoon met GIMD en dit contract loopt af m.i.v. 1 juli 2026. In 2025 is een aanbesteding Arbodienstverlening de markt opgegaan, de vertrouwenspersoon was onderdeel van deze aanbesteding, maar deze is mislukt. In februari 2026 is de nieuwe aanbesteding Arbodienstverlening gepubliceerd en de dienst van een Vertrouwenspersoon is hier uitgehaald. De gemeente Zwolle heeft besloten om een opdracht voor een vertrouwenspersoon via Flextender uit te zetten.