Teamcoördinator HR administratie

Plaats tewerkstelling Den Haag, Hybride

Gewenste startdatum Z.s.m.
Einddatum 31-12-2026

De opdrachtnemer dient zelf te beschikken over laptop en telefoon om de werkzaamheden uit te voeren.

Omschrijving van de opdracht

Doel van de opdracht is het versterken en toekomstbestendig inrichten van de administratieve HR-functie, inclusief klantdienstverlening en het actief bijdragen aan de dagelijkse uitvoering van de HR administratie. Je treedt op als inhoudelijk expert en meewerkend voorman binnen het team. Je bent mede verantwoordelijk voor het herinrichten van de administratieve HR processen en werkt tegelijkertijd actief mee in de operatie, waarbij ook verantwoordelijkheid wordt genomen voor het wegwerken van werkvoorraden en het borgen van continuïteit.

De focus van de opdracht ligt op het ontwikkelen en implementeren van duidelijke werkprocessen voor de HR administratie, het verbeteren van de samenwerking en klantgerichtheid binnen het team, en het versterken van de uitvoeringskracht. Je vervult hierin een voorbeeldrol door zelf zichtbaar bij te dragen in de dagelijkse praktijk.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

De Teamcoördinator HR administratie zal verantwoordelijk zijn voor onder andere:

• Ontwikkelen van een integrale visie op de administratieve HR functie, klantdienstverlening en In-, door- en uitstroomprocessen.
• Actief meewerken binnen de HR administratie, waaronder het verwerken van mutaties en bijdragen aan een tijdige en correcte afhandeling van het In-, door- en uitstroomproces.
• Optreden als meewerkend voorman: richting geven aan het team, prioriteiten stellen en je behandeld de complexe vraagstukken.
• Coördineren en aanbrengen van structuur en rust binnen het administratieve HR team van 5 fte, met oog voor zowel resultaat als teamontwikkeling.
• Herinrichten en vereenvoudigen van administratieve HR processen, met nadruk op werkbaarheid in de praktijk.
• Implementeren van verbeteringen terwijl de dagelijkse operatie doorgaat, met blijvende aandacht voor kwaliteit en doorlooptijden.
• Versterken van de samenwerking tussen HR medewerkers en HR adviseurs, met een duidelijke verbinding tussen proces, inhoud en uitvoering.
• Bevorderen van een klantgerichte werkwijze, waarbij afspraken worden nagekomen en verwachtingen helder worden gemanaged.
• Bewaken van voortgang en kwaliteit, signaleren van knelpunten en deze pragmatisch oplossen.
• Monitoren van zowel procesverbeteringen als operationele prestaties en hierop actief sturen.

Resultaat van de opdracht

Aan het einde van de opdracht is:

• Het team sterker, effectiever en klantgerichter geworden en beschikt over zowel duidelijke processen als voldoende uitvoeringskracht.
• Het In-, door- en uitstroomproces is geoptimaliseerd en aantoonbaar op orde in de dagelijkse praktijk.
• Er is een duidelijke en werkbare inrichting van de administratieve HR-functie gerealiseerd, die aansluit bij de behoeften van de organisatie.
• De samenwerking tussen HR medewerkers en HR adviseurs is verbeterd en er is duidelijkheid over rollen, verantwoordelijkheden en verwachtingen.
• De werkcultuur binnen het team is versterkt.
• De veranderingen zijn duurzaam ingebed en het team kan zelfstandig functioneren, zowel procesmatig als in de uitvoering.

Kennis en expertise

Het ingediende cv en eventueel de aangeleverde motivatiebrief moet aantonen dat aangeboden kandidaat minimaal beschikt over onderstaande eisen. Aantoonbaarheid kan blijken uit het weergeven van de behaalde opleidingen, werkervaring of referentieprojecten in ingediend cv.

• De kandidaat beschikt minimaal over een afgeronde hbo opleiding, bij voorkeur op het gebied van HRM, Bedrijfskunde of een vergelijkbare richting.
• De kandidaat heeft minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring in de afgelopen 8 jaar in een leidinggevende of coördinerende functie binnen een HR administratief team van minimaal 5 fte, met specifieke ervaring in het optimaliseren van administratieve HR processen.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het inrichten, uitvoeren of optimaliseren van administratieve HR-processen, waaronder in-, door- en uitstroomprocessen.
• De kandidaat heeft aantoonbare werkervaring met het coördineren van HR teams en het bevorderen van een positieve werkcultuur en samenwerking binnen een team tijdens verandertrajecten. Aangetoond door minimaal 1 referentie.
• Kandidaat heeft aantoonbare werkervaring in de afgelopen 5 jaar met relevante wet- en regelgeving binnen HR-administratieve processen, zoals arbeidsrechtelijke basiskennis en AVG-gerelateerde verwerking van personeelsgegevens.

Competenties

De functie vereist de volgende competenties, die worden getoetst in de (eventuele) gespreksronde:

• Bestuurlijke en organisatiesensitiviteit
• Overtuigingskracht
• Resultaatgericht
• Gestructureerd
• Positief

Documenten bij gunning

Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren:

• Persoonsgegevens;
• Ondertekende geheimhoudingsverklaring;

Beroepsaansprakelijkheidsverzekering

Zoals in artikel 14.1 van de Algemene Inkoopvoorwaarden van de VNG dient Opdrachtnemer verplicht zich adequaat te verzekeren tegen wettelijke aansprakelijkheid en beroepsaansprakelijkheid.