Projectsecretaris Inkoop Contractbeheer RBL

De projectsecretaris inkoop en contractbeheer ondersteunt het contractbeheerteam en is de naaste adviseur en rechterhand van de contractmanagers en de inkoopadviseur. De opdracht richt zich in de eerste plaats op het organiseren, structureren en vastleggen van de inkoopprojecten die in 2026 voor RBL van start gaan. De professional zorgt ervoor dat deze projecten procesmatig goed zijn ingericht, dat afspraken worden vastgelegd en dat de benodigde documentatie tijdig beschikbaar en vindbaar is.

In de dagelijkse praktijk betekent dit dat de projectsecretaris nauw samenwerkt met contractmanagers en de inkoopadviseur bij de voorbereiding en uitvoering van inkooptrajecten. Hij of zij bewaakt de planning van inkoopprojecten, ondersteunt bij het opzetten van projectstructuren, bewaakt acties en afspraken en zorgt dat overleggen goed worden voorbereid en vastgelegd. Het gaat om werkzaamheden zoals het organiseren van overleggen, het opstellen van agenda’s, het maken van verslagen, het bewaken van actielijsten en het zorgen dat besluiten en uitkomsten op de juiste plek worden opgeslagen. Daarnaast speelt de projectsecretaris een actieve rol in de screening van aanbieders die een contract willen of hebben, bijvoorbeeld door het verzamelen en controleren van stukken, het toetsen aan vooraf gestelde criteria en het signaleren van onvolkomenheden aan de contractmanagers of inkoopadviseur.

Naast de ondersteuning van inkoopprojecten maakt de projectsecretaris integraal deel uit van het contractbeheerteam. De professional werkt mee aan het op orde brengen en houden van contractdossiers, zowel digitaal als in het contractmanagementsysteem. Dit omvat het archiveren van contracten en bijlagen, het verwerken van mutaties, het vastleggen van afspraken uit gesprekken met aanbieders en het bijhouden van relevante correspondentie. De projectsecretaris verzorgt de verslaglegging van diverse gesprekken met aanbieders of interne stakeholders en zorgt dat de informatie daarna toegankelijk is voor collega’s. Het zorgvuldig toepassen van archief- en bewaartermijnen is hierbij een belangrijk aandachtspunt.

De projectsecretaris is vaak het eerste aanspreekpunt, zowel intern als extern, voor vragen over contractuele en inkoopgerelateerde zaken. Dit kunnen inhoudelijke vragen zijn, bijvoorbeeld over de status van een aanbesteding of een lopend contract, maar ook administratieve vragen over documenten, termijnen of procedures. De professional onderhoudt veel contacten binnen de RBL-organisatie, met collega’s in de deelnemende gemeenten en met aanbieders. Het is belangrijk dat hij of zij in deze rol servicegericht, duidelijk en betrouwbaar is. Ook het mede beheren van de gezamenlijke mailbox van contractbeheer behoort tot de opdracht, waarbij prioriteiten worden gesteld, vragen worden uitgezet in de organisatie en beantwoording wordt bewaakt.

Tijdens de opdracht wordt van de projectsecretaris verwacht dat hij of zij actief meedenkt over mogelijke verbeteringen in werkwijze, dossiervorming, structuur en procesinrichting. Waar knelpunten zichtbaar worden, wordt een proactieve houding gevraagd: signaleren, bespreken en voorstellen doen voor aanpassingen. Zo draagt de inhuurkracht niet alleen bij aan het draaien van de huidige projecten, maar ook aan het verder professionaliseren van contractbeheer binnen RBL.

Doelstelling

De professional zorgt ervoor dat deze projecten procesmatig goed zijn ingericht, dat afspraken worden vastgelegd en dat de benodigde documentatie tijdig beschikbaar en vindbaar is.

Verantwoordelijkheden

• Bewaakt de planning van inkoopprojecten
• Ondersteunt bij het opzetten van projectstructuren
• Bewaakt acties en afspraken
• Zorgt dat overleggen goed worden voorbereid en vastgelegd
• Speelt een actieve rol in de screening van aanbieders die een contract willen of hebben
• Maakt deel uit van het contractbeheerteam en werkt mee aan het op orde brengen en houden van contractdossiers
• Zorgt voor verslaglegging van diverse gesprekken met aanbieders of interne stakeholders
• Beheert mede de gezamenlijke mailbox van contractbeheer

Werkzaamheden

• Organiseren van overleggen
• Opstellen van agenda’s
• Maken van verslagen
• Bewaken van actielijsten
• Zorgen dat besluiten en uitkomsten op de juiste plek worden opgeslagen
• Verzamelen en controleren van stukken van aanbieders
• Toetsen aan vooraf gestelde criteria
• Signaleren van onvolkomenheden aan de contractmanagers of inkoopadviseur
• Archiveren van contracten en bijlagen
• Verwerken van mutaties
• Vastleggen van afspraken uit gesprekken met aanbieders
• Bijhouden van relevante correspondentie
• Zorgvuldig toepassen van archief- en bewaartermijnen
• Zorgdragen dat informatie toegankelijk is voor collega’s
• Prioriteiten stellen, vragen uitzetten in de organisatie en beantwoording bewaken
• Meedenken over mogelijke verbeteringen in werkwijze, dossiervorming, structuur en procesinrichting
• Signaleren, bespreken en voorstellen doen voor aanpassingen bij knelpunten

Contacten

• Contractmanagers
• Inkoopadviseur
• Collega’s in de RBL-organisatie
• Collega’s in de deelnemende gemeenten
• Aanbieders
• Interne stakeholders

Team Informatie

De Regionale Backoffice Lekstroom (RBL) voert voor vijf Lekstroomgemeenten de administratieve, contractuele en toezichthoudende taken uit binnen het sociaal domein, met name op het terrein van Wmo en Jeugd. RBL is onderdeel van de gemeente Houten en werkt nauw samen met beleidsafdelingen, lokale teams en externe zorgaanbieders. De organisatie is deskundig, procesmatig sterk en gericht op rechtmatigheid, doelmatigheid en kwaliteit van zorg. Binnen dit geheel speelt contractbeheer een belangrijke rol: hier komen inkoop, uitvoering, administratie, controle en leveranciersrelaties bij elkaar. Inkoopprojecten in het sociaal domein zijn omvangrijk, gevoelig en sterk gereguleerd. Dit vraagt om zorgvuldige ondersteuning en heldere structuur.