Projectondersteuner PMO

Ben jij de enthousiaste programma/projectmanagementondersteuner (PMO) die wendbaar is, flexibel ingezet kan worden én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit pro-activiteit en wil je deel uitmaken van een topteam? Dan leren wij jou graag beter kennen!

Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning van de vernieuwingsopgave voor betonnen bruggen en viaducten die wordt uitgevoerd binnen de bruggenwerf. Jouw primaire taken liggen op het vlak van agenda beheer, ondersteunen documentbeheer, notuleren bij (bestuurlijke) overleggen, (administratief) ondersteunen en organiseren t.b.v. het programma. En het verzorgen van documenten waar een zogenaamde “natte handtekening” op dient te komen. Dit doe je samen met onze huidige PMO-er. Zij verzorgt ook coördinatie met betrekking tot jullie werkzaamheden.

Als onderdeel van het programma verwachten we dat de programma/projectmanagementondersteuner een bijdrage levert aan de organisatie, communicatie en coördinatie in het programma en de onderliggende projecten. En dien je brieven en besluitstukken mede op te stellen en te redigeren. Tevens is de wens goed kunnen omgaan met mensen en een brede, niet inhoudelijke, kijk op projecten.

Resultaten

Dit is waar jij voldoening uit haalt

• Het inplannen van overleggen (rekening houdend met de verschillende belangen van verschillende deelnemers), agendabeheer en het verzorgen van administratieve ondersteuning (actielijsten in GRIP/Relatics) van diverse overleggen betreft een groot deel van de dagelijkse werkzaamheden.
• Daarnaast kan je gevraagd worden voor het verzenden van e-mails met betrekking tot het programma, het notuleren in (bestuurlijke) bijeenkomsten, het bijwerken van overzichten (b.v. een organogram, vakantieoverzicht of andere programma gerelateerde overzichten) of het organiseren van een bijeenkomst of evenement voor het programma.
• Tevens documentair je belangrijke email/ bestanden/documenten in het daarvoor bestemde Sharepoint.

Door jouw rol ben je een centraal persoon binnen het programma. De verwachting is dat het programma de komende periode nog 1 of 2 PMO-ers gaat inhuren. Het is dan ook de bedoeling dat je, in overleg met de manager projectbeheersing, de workload onder jullie verdeeld en coördineert.

Wat wij aan jou waarderen

Je herkent jezelf in de termen: proactief, resultaatgericht, je bent aanspreekbaar en spreekt/spoort anderen aan. In deze functie verwachten wij dat je zelfstandig optreedt. Je ziet kansen en benut deze. Je weet snel te schakelen tussen diverse onderwerpen en je stelt je flexibel op. Je bent klantvriendelijk, met een goede balans tussen een dienstverlenende en een assertieve houding.

Je beheerst de Nederlandse taal uitstekend, zowel in woord als geschrift. Je kunt goed overweg met veel gebruikte Microsoft office pakketten (Word, Excel, PowerPoint, Teams, Outlook etc.) maar ook het document informatie systeem zoals bijv. Connect/Sharepoint. Daarnaast ben je een echte Teamplayer die altijd klaarstaat voor collega’s.

Resultaten

De medewerkers in het programma voelen zich gesteund en ontzorgd door deze projectmanagementondersteuner. Belangrijke documenten worden zorgvuldig gearchiveerd in het daarvoor bestemde programma zodat deze in een later stadium eenvoudig terug te vinden zijn.

Contacten

Leiding en toezicht

Ja

Achtergrond team

Locaties:

Het programmateam werkt hybride. Dit betekent dat thuiswerken (beperkt) mogelijk is. Op de dagen maandag en donderdag ben je op kantoor Utrecht. Op termijn kan hier een vaste dag bij komen.

Het kan zijn dat overleggen op andere dagen op kantoor plaatsvinden waar je ook geacht wordt om fysiek aanwezig te zijn. Dat kan soms dan ook op een andere locatie zijn bijvoorbeeld bij RWS -Arnhem en/of RWS- Den Bosch. Het programma verwacht hierin flexibiliteit, d.w.z. dat in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer zaken fysiek of hybride worden opgepakt.