Projectondersteuner Documentbeheer

Ben jij de enthousiaste projectondersteuner die wendbaar is, flexibel ingezet kan worden én klantwaarde hoog in het vaandel heeft staan? Werk je vanuit pro-activiteit en wil je deel uitmaken van een projectteam? Dan leren wij jou graag beter kennen!

Hoe jij bijdraagt in jouw rol

Jij bent verantwoordelijk voor de ondersteuning en archivering van documentbeheer van projecten Grensmaas en Kader Richtlijn Water (KRW) Zuid Nederland die worden uitgevoerd binnen een zogenaamd cluster. Je primaire taken liggen op het vlak van het beheren van het digitale en analoge projectarchief om ervoor te zorgen dat de juiste mensen toegang hebben tot de juiste documenten in een zo optimaal mogelijk (document management) systeem. En het realiseren van een projectarchief dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata) inclusief het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op DIM gebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.

Als onderdeel van het cluster verwachten we dat de projectondersteuner documentbeheer een bijdrage levert aan de organisatie, communicatie en coördinatie in de projecten. Je helpt het team bij post- en e-mailverwerking.

Daarbij bewaak je dat de projecten voldoen aan de wettelijke kaders met betrekking tot het verwerken van inkomende en uitgaande documenten (zowel digitaal als analoog). Je zorgt dat de juiste informatie tijdig beschikbaar stellen aan de juiste persoon.

Tevens is de wens goed kunnen omgaan met mensen en een brede, niet inhoudelijke kijk op het project.

Doelstelling

Je houdt van het aanbrengen van structuur en vindt het leuk om mensen te helpen met het opslaan van documenten en aanleveren van documenten aan de juiste persoon.

Het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op documentbeheer en archiveringsgebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert.

Door je rol ben je een centraal persoon binnen het projectteam waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie/advies.

Werkzaamheden

• Je houdt van het aanbrengen van structuur en vindt het leuk om mensen te helpen met het opslaan van documenten en aanleveren van documenten aan de juiste persoon
• Het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden op documentbeheer en archiveringsgebied en deze adequaat uitvoert, waardoor de informatiehuishouding continue verbetert
• Door je rol ben je een centraal persoon binnen het projectteam waar teamleden vanzelfsprekend aankloppen voor informatie/advies

Achtergrond team

Rijkswaterstaat werkt met het cluster ZN C KRW/Grensmaas aan de verbetering van de Maas. Dit projectcluster betreft de realisatie van de KRW-maatregelen (oevers, uiterwaarden en beekmondingen) aan de Maas in Zuid-Nederland. Daarnaast werkt het cluster in de Grensmaas aan de bescherming tegen hoogwater door de rivier meer ruimte te geven. Dat wordt gedaan door de stroomgeul te verbreden en uiterwaarden te verlagen, maar ook door kades te verhogen.

Het cluster ZN C KRW Grensmaas werkt hybride. Dit betekent dat thuiswerken beperkt mogelijk is. De maandag wordt standaard door het hele cluster op kantoor in Roermond gewerkt. Het kan zijn dat overleggen op andere dagen op kantoor plaatsvinden waar je ook geacht wordt om fysiek aanwezig te zijn. Dat kan soms dan ook in Maastricht zijn. Het cluster verwacht hierin flexibiliteit, d.w.z. dat in goed overleg afspraken worden gemaakt wanneer zaken fysiek of hybride worden opgepakt.