Projectleider Werkbare cyclus JGZ

Korte beschrijving speelveld

Utrecht heeft jou nodig! De Jeugdgezondheidszorg is een organisatie voor preventieve gezondheidszorg. Wat de JGZ moet doen komt voort uit landelijke richtlijnen, aangevuld met lokaal beleid. In Utrecht is de JGZ als onderdeel van de gemeente. Dat biedt kansen samenwerking in het sociaal domein. Denk aan samenwerking rond de beweging naar de voorkant bij opvoedondersteuning en innovatie voor bijvoorbeeld op maat indiceren voor Voorschoolse educatie. Aan de andere kant is een nadeel dat de gemeentelijke bedrijfsvoering niet is ingericht op een zorgbedrijf.

Publieke gezondheid dus keuzes niet alleen op het individuele aanbod maar ook de overweging hoe totale capaciteit zo goed mogelijk in te zetten voor hele populatie, met aandacht voor ongelijk investeren voor gelijke kansen. Hoe kunnen we een werkwijze organiseren zodat de werelden van financiën, capaciteitsbegroting en de praktijk beter op elkaar aansluiten, zodat het JGZ-management effectief kan sturen op mensen, middelen en methoden met als doel de JGZ capaciteit effectief mogelijk in te zetten voor de gezondheid van alle 75,000 kinderen in Utrecht?

In het programma organisatieontwikkeling Volksgezondheid is een drietal thema's terug te vinden:

• Doorontwikkeling van de (management)structuur JGZ:
  • De doorontwikkeling van de structuur JGZ is gekoppeld aan lijn 1 en loopt.
• Kwaliteit: Ons voorstel is om dit thema uit lijn 3 te halen en onder te brengen in de het jaarplan van JGZ.

Werkbare cyclus: graag willen we in deze notitie uiteen zetten wat wij denken dat nodig is. De werkbare cyclus stelt ons in staat te sturen op de inzet van de JGZ binnen de financiële kaders, zodat we vanuit onze rol de publieke gezondheid maximaal bevorderen. Deze opdracht richt zich daarmee op het ‘kwantitatieve’ aspect van de sturing onze organisatie.

Wat zijn de vraagstukken?

Op drie punten willen we beter kunnen sturen:

• Financiën
  • Inkomsten – onduidelijk is of de inkomsten vanuit het gemeentefonds en andere bronnen ook landen in de begroting van JGZ
  • Opbouw begroting - Nieuwkomers/RVP/VE Begrotingsproces JGZ – wie heeft welke rol op welke momenten in de sturing en verantwoording op financiën?
  • Afstemming in begrotingsproces tussen Business control, JGZ en capaciteitsplanning. waarbij we brug slaan tussen deze 3 werelden.
  • ‘In één oogopslag’ verschillen tussen begroting, capaciteit en realisatie in beeld. Dit maandelijks monitoren met BC, capaciteit en management
• Capaciteitsplanning
  • Hoe vertalen we financiën naar capaciteit per team? (is daarvoor een productenboek of iets anders nodig?). Doel: minder gedetailleerd sturen op uren.
  • Wat is rol van teamleiders en wat is de rol van managers in sturing
  • Hoe zorgen we voor een eenvoudiger en up-to-date productenboek of PDC?
  • Hoe roosteren we centraal en decentraal per team?
  • Hoe wordt flexibiliteit ingebouwd (bijvoorbeeld de inzet begroten 90% van volledige capaciteit en 10% flexibel).
• Realisatie
  • Kidos - wat zijn de standaard consulttijden? Differentiëren?
  • Kidos - registratie - aanpassen consulttijden
  • Gebruik van dashboards: trends in achterstanden en werkvoorraden

Resultaat van de opdracht

De drie punten vragen ieder om een eigen aanpak:

• Financiën:
  • Kern opdracht is meer inzicht vanuit financiën. Dat vraagt meer capaciteit financieel control (nb. nu onderbezetting bij BC).
  • Een assistent businesscontroller JGZ is nodig om het begrotingsproces vorm te geven en te ondersteunen.

Voorstel:

• Plan maken voor het inzichtelijk maken van de financiën.
• JGZ manager is trekker
• BC is belangrijkste partner

• Capaciteitsplanning
  • Vraagt onderzoek naar varianten waarop financiën naar formatie per team kan worden vertaald --> Hamvraag: welke methode is passend (kan het productenboek worden vervangen door een andere methodiek)?
  • Expertise op capaciteit sturing
  • Uitschrijven van het proces: waarbij rollen en taken zijn beschreven. Wens: teamleiders kunnen sturen op de uren (en financien) van hun teams.

Voorstel:

• Projectleider aanstellen
• JGZ manager is opdrachtgever
• BC, capaciteitsplanner en teamleiders zijn belangrijke partners

• Realisatie
  • Vraagt procesoptimalisatie in teams – wat kunnen we standaardiseren/differentiëren? Waar zit ‘verspilling’ (oa no show)? Daarnaast hoe organiseren we operationele sturing - wie heeft welke rol (professional, teamleider, staf)? Link met kwaliteit.
  • Vraagt expertise op procesoptimalisatie, bij voorkeur werkenderweg (denk aan IPM, continu verbeteren, lean). Opdracht auditafdeling heeft vanwege belangrijke nadelen:
  • Methode: staat op afstand van de inhoud, het is effectiever om met de professionals en management in de dagelijkse sturing te kijken wat de dilemma’s zijn en hoe je deze oplost
  • Doel: knelpunten aan het licht brengen. Vraagt tijd van uitvoering, waarbij nog niets wordt opgelost. Dat heeft voor de verandering alleen zin als je het inbed in een verbeterprogramma.

Voorstel:

• Plan maken voor procesoptimalisatie
• JGZ manager is opdrachtgever
• Projectleiding beleggen bij IPM.

Volgorde:

Starten met Financien en Capaciteitsplanning. Daarna pas Realisatie opstarten. Hulp vanuit programmateam organisatieontwikkeling VG voor het opstellen van de projectplannen en planning.

Jij hebt:

• Ervaring als projectleider met complexe projecten in een uitvoeringsorganisatie.
• Ervaring met bedrijfsvoering en ICT-systemen in een JGZ-organisatie.
• Ervaring met inrichten of organiseren van capaciteitsplanning/workforce management systemen.
• Analytisch vermogen, onderzoekend, verbindend, resultaatgericht.
• Het vermogen om mensen met je mee te krijgen bij procesverandering.
• De kwaliteiten om duidelijk en goed te communiceren met verschillende lagen binnen de organisatie

Als gemeente Utrecht geloven wij dat een diverse organisatie zorgt voor meer innovatie, creativiteit en een betere samenwerking. Om die reden streven wij ernaar om een zo’n inclusief mogelijke organisatie te zijn. Ben je benieuwd hoe wij dat doen? Lees dat op deze pagina.