Projectleider Urenregistratie Verplichtingen

Gemeente Raalte zoekt een ervaren projectleider die verantwoordelijk is voor de organisatiebrede invoering en adoptie van de modules:

• Workflow verplichtingenadministratie
• Urenregistratie / uren schrijven

Binnen het financieel systeem iFinanciën van PinkRoccade. De technische implementatie van beide modules is reeds gerealiseerd.

De opdracht richt zich op de gefaseerde toepassing, implementatie en borging binnen werkprocessen en het dagelijks gebruik. Conform de standaarden die zijn afgesproken in het DOWR (gemeenten Deventer, Olst-Wijhe en Raalte) samenwerkingsverband. Met de intentie om te streven naar zoveel mogelijk uniformiteit. Hierbij kan gebruik gemaakt worden van de reeds opgedane praktijkervaringen bij de gemeenten Deventer en Olst-Wijhe.

Doelstelling

Het realiseren van een succesvolle, gedragen en structureel geborgde toepassing van de modules workflow verplichtingen en urenregistratie.

Resultaten

De projectleider is verantwoordelijk voor de integrale regie op de organisatiebrede implementatie, adoptie en borging van beide modules. De nadruk ligt op procesinrichting, verandermanagement en organisatorische inbedding.

Workflow Verplichtingenadministratie

De projectleider draagt zorg voor een gefaseerde implementatie en toepassing van de workflow verplichtingenadministratie, waarbij wordt aangesloten op de (geactualiseerde) budgethoudersregeling.

• Implementatie en toepassing van het verplichtingenproces conform de budgethoudersregeling
• Vertaling van vastgestelde rollen en verantwoordelijkheden naar werkprocessen en werkwijzen
• Ondersteunen van budgethouders, prestatieakkoordverklaarders (pav’rs) en het cluster financiën bij de toepassing van de regeling
• Optimaliseren van autorisaties en workflowstappen passend binnen de vastgestelde governance
• Borgen van rechtmatigheidscontroles en interne controlemaatregelen
• Inrichten van monitoring en rapportages ter ondersteuning van budgetbeheer
• Bijdragen aan betrouwbare prognoses en financiële sturing

Urenregistratie

De implementatie van urenregistratie wordt gefaseerd uitgevoerd.

• Invoering van urenregistratie bij de huidige projecten / projectwerkzaamheden (As is)
• Aansluiting op projectadministratie en kostentoerekening
• Vaststellen en implementeren van uniforme werkwijzen
• Inrichten van stuurinformatie en rapportages
• Bevorderen van gebruik en acceptatie binnen betrokken organisatieonderdelen

Resultaatverplichtingen

De opdracht is succesvol afgerond wanneer onderstaande resultaten aantoonbaar zijn gerealiseerd.

• Algemeen
  • Er ligt een vastgesteld en gedragen implementatie- en uitrolplan inclusief fasering
  • Gebruikersgroepen zijn geïnstrueerd en begeleid
  • Sleutelgebruikers zijn ingericht en gefaciliteerd
  • Functioneel beheer is ingericht en overdraagbaar
  • Projectdocumentatie en evaluatie zijn opgeleverd
• Workflow Verplichtingen
  • De verplichtingenadministratie is ingericht en wordt toegepast conform de budgethoudersregeling
  • Rollen en verantwoordelijkheden uit de budgethoudersregeling zijn vertaald naar uitvoerbare werkprocessen en instructies
  • De module wordt aantoonbaar gebruikt bij het aangaan en vastleggen van financiële verplichtingen
  • Werkinstructies, controlemaatregelen en ondersteunende documentatie zijn vastgesteld en beschikbaar
  • Monitoring en rapportages ondersteunen budgetbeheer en rechtmatigheidsverantwoording
• Urenregistratie Basisimplementatie
  • Urenregistratie is ingevoerd bij projectwerkzaamheden
  • Er is een uniforme werkwijze vastgesteld en geïmplementeerd
  • Urenregistratie ondersteunt projectsturing
  • Betrokken organisatieonderdelen passen urenregistratie structureel toe

Contacten

De projectleider:

• Werkt in opdracht van de teamleider Financiën
• Werkt in project nauw samen met:
  • Budgethouders en prestatieakkoordverklaarders (pav’rs)
  • Medewerkers van het cluster financiën (adviseurs, financieel beheer en key-users financiën)
  • Functioneel beheer iFinanciën (DOWR)
  • Financiële administratie (DOWR)