Omschrijving
Wij zoeken tijdelijk een ervaren projectleider voor de vervanging van het huidige zaaksysteem van de provincie Overijssel. Deze opdracht is een cruciaal onderdeel binnen ons bredere programma voor het op orde brengen van de informatievoorziening en het voldoen aan de eisen vanuit de Archiefwet, Woo, AVG en BIO.
De projectleider is verantwoordelijk voor het volledige traject: van het opstellen van een gedragen en inhoudelijk sterk Programma van Eisen, via de uitvoering van de Europese aanbesteding, tot en met de implementatie en ingebruikname van het nieuwe zaaksysteem.
De opdracht omvat twee samenhangende hoofdsporen. Enerzijds het voorbereiden en uitvoeren van de aanbesteding: het ophalen en vertalen van eisen en wensen vanuit de organisatie naar een concreet en toetsbaar Programma van Eisen, het begeleiden van de aanbestedingsprocedure en het realiseren van een zorgvuldige gunning. Anderzijds het realiseren van een succesvolle implementatie van het nieuwe zaaksysteem, inclusief inrichting, koppelingen, migratie, adoptie en borging. Migratie van informatie uit het huidige zaaksysteem en uitfaseren van het oude systeem is ook onderdeel van de opdracht.
De projectleider stuurt een multidisciplinair team aan met vertegenwoordigers uit de gehele organisatie en werkt intensief samen met Essentieel is het creëren van draagvlak binnen zowel de gebruikersorganisatie als de beheerorganisatie.
Resultaten
Resultaat is een succesvol aanbesteed en geïmplementeerd zaaksysteem waarbij:
- een gedragen en volledig Programma van Eisen is opgesteld
- een rechtmatig en zorgvuldig aanbestedingstraject is doorlopen
- een toekomstbestendig zaaksysteem is geselecteerd en geïmplementeerd
- zaaktypen, processen en koppelingen zijn ingericht
- data uit het oude systeem correct is gemigreerd
- beheer, doorontwikkeling en governance structureel zijn ingericht
- het oude zaaksysteem is uitgefaseerd
Eisen
- Aantoonbaar afgeronde opleiding op minimaal hbo-bachelor niveau.
- Minimaal 7 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider bij een overheidsinstelling.
- Aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen.
- Minimaal 1 jaar aantoonbare werkervaring met het begeleiden van Europese aanbestedingen voor IT-systemen.
- Aantoonbare werkervaring met het opstellen van ‘Programma van Eisen’.
- Aantoonbare kennis van de volgende wet- en regelgeving: Archiefwet, Woo, AVG, BIO. Deze kennis is toegepast in minimaal 2 jaar relevante opdrachten in de afgelopen 6 jaar, zoals aantoonbaar beschreven in het CV.
- Aantoonbaar afgeronde opleiding Prince2 Practitioner of IPMA certificaten.
- Competenties:
- Resultaatgericht: levert een werkend systeem op, geen theoretisch ontwerp
- Bestuurlijk sensitief: beweegt effectief binnen complexe politieke en organisatorische context
- Analytisch sterk: vertaalt beleidsdoelen naar concrete systeem- en procesinrichting
- Verbindend: creëert draagvlak bij stakeholders op alle niveaus
- Sturend: houdt regie op leveranciers, planning en besluitvorming
- Pragmatisch: schakelt snel en stuurt op voortgang en realisatie
- Communicatief sterk: helder richting zowel bestuur, business als techniek
Wensen
- Aantoonbare werkervaring met implementatie van zaaksystemen binnen provinciale organisaties.
- Minimaal 5 jaar aantoonbare werkervaring als projectleider met implementatie van zaaksystemen in de afgelopen 10 jaar.
- Aantoonbare werkervaring met leveranciersmanagement en contractsturing.
- Een motivatiebrief is vereist voor deze opdracht
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.