Projectbeheersing

Sluit over 6 dagen

Omschrijving

Opdracht dient te worden uitgevoerd binnen de richtlijnen van het project. De opdracht omvat het uitvoeren van het beheer op de archivering in het documentmanagementsysteem (Connect) door (project)medewerkers. Dit beheer vindt plaats tijdens het uitvoeren van activiteiten zoals:

registreren
meta dateren
ordenen
classificeren (vertrouwelijkheid) van documenten/informatie

Daarnaast: het zorgen voor een actueel ordeningsplan, waarderen van de dossiers, autoriseren van medewerkers, geven van training/opleiding aan (project)medewerkers en zorgen voor de benodigde middelen.

Een belangrijke taak is het coachen van de projectmedewerker zodat deze zich bewust is van zijn/haar taken en verantwoordelijkheden met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming en deze adequaat uitvoert, waarmee de informatiehuishouding continu verbetert.

Taken

Taken die horen bij het beheren van een digitaal projectarchief zijn o.a.:

het opstellen en actueel houden van een autorisatiematrix
het verlenen en intrekken van autorisaties tot het gebruikte (document management) systeem
het maken van relevante standaardweergave(n) of standaard zoekvragen in het document management systeem naar behoefte van de medewerkers
instrueren van (nieuwe) projectmedewerkers zodat deze de eigen taken met betrekking tot documentbeheer en archiefvorming zelfstandig en adequaat kunnen uitvoeren
het toevoegen, ordenen, waarderen en selecteren, en muteren van nieuwe (sub)dossiers binnen de ordeningsstructuur
het actueel houden van alle documenten die bij het beheren van het projectarchief horen
het verplaatsen van documenten en /of (sub)dossiers
toezien op het juist verwerken van inkomende, interne en uitgaande documenten conform kaders. En het tijdig beschikbaar stellen van de juiste informatie, aan de juiste persoon (routeren van post- en e-mailstukken)
het melden van storingen aan Lokaal Functioneel Beheer (LFB), bijv. afdeling Informatievoorziening en beheer (IV-B)
het inventariseren en melden van verbetervoorstellen t.b.v. applicaties in de vorm van functionele wensen conform het proces van LFB

Resultaten

Ingericht projectarchief volgens de afspraken die met de opdrachtgever zijn gemaakt en dat voldoet aan de kwaliteitseisen die RWS hieraan stelt (o.a. ordening, waarderen en selecteren, toepassen van metadata)
Actuele middelen voor het documentbeheer en archivering (o.a. autorisatiematrix, werkinstructies, handleidingen, ordeningsstructuur)

Leiding/toezicht

Eisen

Kandidaat beschikt aantoonbaar over méér dan 2 jaren kennis van en werkervaring met het werken met een document managementsysteem (DMS): CONNECT en het vakgebied digitaal archiveren.
Kandidaat beschikt over minimaal HBO denk- en werkniveau met in ieder geval een afgeronde mbo-opleiding in het vakgebied van informatiemanagement of gelijkwaardig opleiding.
Kandidaat heeft méér dan 2 jaar ervaring met en kennis van (documentair) informatiebeheer en -dienstverlening, en het gebruik van DIM gerelateerde middelen.
Kandidaat heeft méér dan 2 jaar ervaring met het zelfstandig opstellen van werkinstructies en handreikingen.
Kennis van en ervaring met (grootschalige) GWW-projecten met een financiële omvang van minimaal € 100 miljoen uitvoeringsraming.
Competenties:
- Analyseren / analytisch denkvermogen (verbanden kunnen leggen)
- Dienstverlenende en klantgerichte instelling
- Hands-on mentaliteit (kunnen denken in mogelijkheden en werkbare oplossingen)
- Goede mondelinge en schriftelijke uitdrukkingsvaardigheden, waaronder:
  Rapportages en hulpmiddelen kunnen opstellen
  Didactische vaardigheden voor instrueren en begeleiden van gebruikers
- Luisteren (de vraag achter de vraag kunnen achterhalen)
- Nauwkeurigheid
- Omgevingsbewustzijn (je weet wat er binnen de organisatie speelt)
- Proactieve instelling
- Plannen en organiseren (op een zelfstandige manier je eigen werken indelen en je deadlines zonder stress halen)
- Zelfontwikkeling (je leert van je omgeving, en van situaties, en past dit toe op je werk)
- Zelfstandigheid (je kan je werk zelfstandig uitvoeren, je neemt het initiatief om zaken te verbeteren en zoekt de collega’s op als je ze nodig hebt)

Wensen

Kennis van relevante kaders en regelgeving (bijvoorbeeld WOO, AVG, AW, BIHR, toepassingsmodel metadata).
Aantoonbare ervaring met recordmanagement in de M365 SharePoint applicatie.
Mate waarin de kandidaat beschikt over de genoemde competenties en vaardigheden (toetsbaar op basis van cv, motivatiebrief en/of mogelijk sollicitatiegesprek).

Over de organisatie

Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.