Project Management Ondersteuner

Rol Project Management Ondersteuner:

Als project management ondersteuner binnen het Subdomein Cyber Elektormagnetische Activiteiten (CEMA) ben je een spil in het web en lever je ondersteuning aan en verantwoording af aan de projectmanager. Je werkt samen met de teamleiders van de betrokken deelprojecten. Voor de uitoefening van de functie is het van belang dat de functionaris:

• in staat is om goed te communiceren in het Nederlands en Engels, zowel in woord als in geschrift;
• Zelfstandig en in teamverband kan werken;
• Initiatief neemt;
• Goed kan ordenen en goed kan structureren.

Een project management ondersteuner (PMO'er) zorgt er voor dat 'de basis' op orde is, oftewel de project 'hygiëne' geregeld is. Een PMO'er is verantwoordelijk voor de inrichting, uitvoering, bewaking, samenhang, documentatie en rapportage van projecten om zodoende de projectorganisatie te ondersteunen bij de uitvoering van projecten. De PMO'er bewaakt het overzicht over het project en fungeert als rechterhand en sparringpartner van de projectmanager. Je vervult niet alleen een administratief ondersteunende rol, maar ook een rol met een sterk coördinerend (verbindend) en procesmatig karakter binnen het team. Je bent niet alleen de steun en toeverlaat van de projectmanager maar ook van de overige teamleiders.

Achtergrond opdracht

Je komt te werken binnen het subdomein Cyber Elektormagnetische Activiteiten van de afdeling COC2, dat werkt aan het vernieuwen en verbeteren van IT (wapen)systemen van de verschillende Defensieonderdelen, Commando Landstrijdkrachten, Commando Lucht en ruimte strijdkarachten en het Commando Zeestrijdkrachten. Binnen deze keten zijn de traditionele bedrijfsonderdelen Plan, Change en Run gebundeld om integraal, en in nauwe samenwerking met de Defensieonderdelen, te werken aan toekomstbestedinge IT (wapen)systemen functionaliteiten. Het subdomein ontwikkelt zich in hoog tempo door naar een wendbare en kundige organisatie op het vlak van IT (wapen)systemen in het CEMA- domein. Zo realiseren we, vaak samen met de markt, een IT (wapen)systeem dat aansluit op de wensen en eisen van de Defensieonderdelen.

Taken

• Administratieve taken zoals agendabeheer, document registratie
• Uitvoeren of coördineren van eenvoudige werkpakketten;
• Organiseren en ondersteunen van vergaderingen en bijeenkomsten (reserveren vergaderzalen/ catering/aanmelden bezoekers/notuleren/actiepuntenlijsten/besluitenlijsten);
• Bewaken en coördineren van projectactiviteiten (Sharepoint en FCC) zoals o.a. kwaliteitsreviews;
• Opstellen en bewaken van de projectplanning (MS Project en FCC) oa. capaciteitsplanningen, implementatieplanningen en milestone planningen;
• Opstellen van project voortgangsdocumentatie (FCC) en verspreiding hiervan aan relevante stakeholders, kwaliteit projectdocumentatie bewaken;
• Assisteren met het samenstellen van diverse rapporten zoals financiële rapportages en budgetbewaking;
• Opzetten en bijhouden verdere projectadministratie / projectarchief;
• Ondersteuning en uitvoering van projectcommunicatie (opstellen nieuwsbrieven/ infomail);
• Bijhouden project logboeken (Risico’s, issues, lessons identified, besluiten), signaleren van projectissues en doen van voorstellen tot oplossingen;
• Opstellen en inrichten van processen en nieuwe structuren;
• Inrichten, onderhouden en beheren van relevante Sharepoint omgevingen- Ondersteuning bij inkoop en aanbestedingen

Aanvullende Informatie

Hybride werken:

Thuiswerken is toegestaan, conform desbetreffende aangegeven frequentie.

Aantal dagen thuiswerken toegestaan:

1