Omschrijving
Utrecht heeft jou nodig!
De projectondersteuner heeft een ondersteunende, faciliterende en coördinerende rol en draagt bij aan het behalen van het projectresultaat binnen het project Transitie Bedrijfsvoering. Het primaire doel van de functie is om de projectleider te faciliteren bij de uitvoering van het project, met name op administratief gebied, maar ook op het gebied van strategische (en tactische) besluitvorming. Daarnaast draagt zij/hij zorg voor een efficiënte projectadministratie, planning, verslaglegging, procesbewaking en organisatorische ondersteuning, zodat het projectteam effectief kan functioneren en projectdoelstellingen tijdig worden gerealiseerd.
Doelstelling
De projectondersteuner is onderdeel van de afdeling Bedrijfsvoering Ruimte en werkt binnen het projectteam Transitie Bedrijfsvoering en legt hiërarchisch verantwoording af aan de projectleider. De projectondersteuner werkt nauw samen met projectleiders, afdelingssecretaris, teammanagers, strategisch adviseurs, interne stakeholders en ondersteunende afdelingen.
Resultaten
- Actuele en correcte projectadministratie
- Tijdige en kwalitatieve verslaglegging
- Overzichtelijke planning- en actiebeheer
- Goede organisatorische ondersteuning van het projectteam
- Efficiënte communicatie en procesbewaking
Werkzaamheden
- De projectassistent zorgt voor overzicht en structuur binnen het project en ondersteunt de projectleider bij het behouden van grip op het werk
- Hij/zij neemt tijdrovende procesmatige en administratieve werkzaamheden uit handen en zorgt ervoor dat het project op de achtergrond goed wordt beheerst
- De projectassistent is het eerste aanspreekpunt en de verbindende schakel binnen het projectteam
- Als rechterhand en sparringpartner van de projectleider signaleren zij samen knelpunten en risico’s en bespreken zij regelmatig de voortgang
- De projectassistent draagt bij aan de projectbeheersing door het bijhouden van planning, projectfinanciën en acties, en door voorstellen te doen voor beheersmaatregelen
- Het voorbereiden en coördineren van stukken voor management- en directieoverleggen, in afstemming met de afdelingssecretaris
Vergaderondersteuning
- Organiseren, voorbereiden en notuleren van overleggen
- Opstellen en verspreiden van agenda’s, actielijsten en verslagen
- Coördineren van afspraken en bijeenkomsten
- Regisseren bij besluitvormingsprocessen en zorgt voor een zorgvuldige stukkenstroom
Administratie
- Bijhouden van projectdossiers en digitale archieven
- Verwerken van gegevens in projectmanagementsystemen
- Ondersteunen bij rapportages, voortgangsoverzichten en presentaties
Communicatie
- Fungeren als aanspreekpunt voor interne stakeholders
- Ondersteunen bij interne communicatie rondom het project (in samenwerking met de afdelingssecretaris)
- Afstemmen met betrokken afdelingen over voortgang en acties
Eisen
- MBO+/HBO werk- en denkniveau
- Opleiding in administratieve, secretariële of projectmatige richting is een pré
- Ervaring in een ondersteunende rol binnen projecten of programma’s
- Ervaring binnen een gemeentelijke of publieke organisatie is wenselijk
- Ervaring met projectmatig werken
- Kennis van projectondersteuning en administratieve processen
- Bekendheid met MS Office (Outlook, Teams, Word, Excel, Sharepoint, PowerPoint)
- Ervaring met projectmanagementtools en digitale documentbeheeromgevingen
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.