Omschrijving
Voor de Gemeente Eindhoven zijn wij op zoek naar een Management Assistent Sector Veiligheid en Handhaving. (Tijdelijk i.v.m. zwangerschapsverlof, periode half juni 2026 t/m 8 januari 2027)
Locatie: Stadhuis Eindhoven
Aantal uren: 32-36 uur per week
Samenwerking
Samen met jouw collega managementassistent zorgen jullie voor de structuur in het dagelijks werk van het MT van de sector Veiligheid en Handhaving, die veelal geleefd worden door hun agenda. Jullie planning en inzicht zorgen ervoor dat zij kunnen doen waarvoor zij zijn aangesteld: leidinggeven aan een groep zeer gemotiveerde en hardwerkende medewerkers!
Verantwoordelijkheden
- Je bent het eerste aanspreekpunt voor collega’s en relaties
- Je ondersteunt proactief één of meerdere afdelingshoofden binnen de sector Veiligheid en Handhaving
- Je beheert diverse agenda’s en bent verantwoordelijk voor het plannen, verzetten en voorbereiden van afspraken, waaronder sectorbrede afspraken waarbij meerdere collega’s betrokken zijn
- Je organiseert vergaderingen en overleggen, zowel logistiek als inhoudelijk (intern en extern) en legt afspraken en besluiten vast. Waar nodig bewaak je de voortgang/follow-up hiervan. Je notuleert tijdens afdelingsoverleggen en tijdens het MT Veiligheid en Handhaving indien nodig
- Je stemt afspraken af en plant deze in, in samenwerking met andere secretaresses binnen de organisatie
- Je organiseert borrels en daarnaast regel je het afscheid bij het vertrek van collega’s. Hierbij reserveer je, indien nodig, externe locaties. En je verzorgt het bestellen van attenties, zoals bloemen en kaarten
- Je zorgt voor de afhandeling van correspondentie (e-mail, post en interne en externe communicatie)
- Je ondersteunt bij personele processen, zoals onboarding, uitdiensttreding en ziekmeldingen
- Je ondersteunt indien nodig bij de archiveren en beheren van digitale documenten en dossiers
- Je signaleert knelpunten en denkt proactief mee over verbeteringen in werkprocessen
- Je controleert en accordeert facturen in overleg met het afdelingshoofd
Team Informatie
De sector Veiligheid en Handhaving draagt er aan bij om van Eindhoven een stad te maken waarin de mensen die er wonen, werken en verblijven zich veilig voelen en veilig zijn. Het zorgdragen voor veiligheid is een verantwoordelijkheid van en voor ons allemaal. Daarom werken we samen met inwoners, politie, Openbaar Ministerie en tal van andere maatschappelijke partners om dat te bereiken.
Als Managementassistent ondersteun en ontzorg je de afdelingshoofden van de Sector Veiligheid en Handhaving. Je bent een betrouwbare en proactieve ondersteuner die overzicht houdt, vooruitdenkt en zorgvuldig omgaat met vertrouwelijke informatie. Je werkt nauw samen met de collega managementassistent, waarbij jullie elkaar één dag per week vervangen. Daarnaast stem je regelmatig afspraken af met andere managementassistenten binnen de organisatie om een efficiënte samenwerking te waarborgen.
Eisen
- Je hebt minimaal drie jaar werkervaring binnen een vergelijkbare secretariële functie
- Je beheerst de Nederlandse taal zowel in woord als geschrift uitstekend
- Je werkt zorgvuldig, discreet en betrouwbaar en hebt gevoel voor bestuurlijke verhoudingen
- Je beschikt over goede organisatorische en communicatieve vaardigheden
- Je bent vaardig met MS Office / Microsoft 365 (Outlook, Word, Teams en Excel). Ervaring met Youforce, Proactis en Self Service Portal is een pré
- Je kunt zelfstandig werken, maar zoekt ook actief de samenwerking op
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.