Kwartiermaker documentbeheer

Als kwartiermaker documentbeheer ga je hiermee aan de slag. Provincie Overijssel wil in staat zijn om te kunnen afwegen welke online communicatiemiddelen het meest geschikt zijn om bepaalde communicatiedoelstellingen te halen. Daar waar het kan, wil provincie Overijssel stoppen met het maken van documenten en alternatieven inzetten. De verwachting is dat het niet mogelijk is om helemaal te stoppen met het maken en online publiceren van documenten. Als documenten nog wel nodig zijn, moeten deze digitaal toegankelijk zijn opgesteld.

Wat je gaat doen

Je maakt een plan voor een gecentraliseerde aanpak waarmee provincie Overijssel in staat is zorgvuldig af te wegen wanneer documenten worden ingezet en wanneer niet. Onderdeel van de aanpak moet zijn dat áls er documenten online gepubliceerd moeten worden dat provincie Overijssel in staat is zelfstandig digitaal toegankelijke documenten te maken. De volgende werkzaamheden zijn onderdeel van de opdracht:

• Je inventariseert aantallen, kwaliteit, oorsprong en opdrachtgeverschap van pdf-documenten
• Je inventariseert welke technieken en software door provincie Overijssel worden gebruikt om documenten (toegankelijk) te maken
• Je zorgt voor naleving van normen, richtlijnen en regelgeving zoals het Besluit digitale toegankelijkheid overheid en intern beleid zoals de toepassing van de provinciale huisstijl.

Je maakt inzichtelijk welke impact toekomstige ontwikkelingen hebben op personele inzet en welke financiële gevolgen hieraan verbonden zijn.

Je adviseert over welke technieken en software gebruikt kunnen blijven worden en met welke technieken en software moet worden gestopt. Bijvoorbeeld omdat het niet mogelijk is om daar toegankelijke documenten mee te maken.

Je zorgt ervoor dat afdelingen/medewerkers zich bewust worden van de voor- en nadelen van verschillende soorten online communicatiemiddelen.

Je stelt een opleidingsaanbod samen voor opleidingen en trainingen dat ervoor zorgt dat medewerkers van provincie Overijssel vanaf de start van contentcreatie denken aan hoe content digitale toegankelijkheid wordt gemaakt. Dit houdt ook in dat zij weten hoe zij digitaal toegankelijke content kunnen inkopen bij leveranciers.

Op basis van het plan beschrijf je processen over de creatie, (na)bewerking, controle, publicatie, opslag en archivering van (toegankelijke) documenten. Hierbij hoort ook:

• Het digitaal toegankelijk laten maken en houden van sjablonen (in bijvoorbeeld Xential en/of het zaaksysteem).
• Het onderzoeken van alternatieve oplossingen voor pdf-bestanden. Zoals HTML enNLdocvan het Ministerie van Binnenlandse Zaken en Koninkrijksrelaties.
• Het meedenken en adviseren over de (digitale) toegankelijkheid van documenten die gepubliceerd moeten worden als gevolg van de Wet open overheid (Woo) en Wet modernisering elektronisch bestuurlijk verkeer (Wmebv);
• Het beoordelen en indien nodig vernieuwen van overeenkomsten met leveranciers die documenten in opdracht van provincie Overijssel (achteraf) digitaal toegankelijk maken.
• Het aanpassen van het inkoopproces en de inkoopeisen: je zorgt ervoor dat, als er documenten worden ingekocht, deze voldoen aan actuele wet- en regelgeving en intern beleid. Denk hierbij bijvoorbeeld aan het inkopen van een onderzoek bij een extern onderzoeksbureau waarbij de onderzoeksresultaten worden gepresenteerd in een onderzoeksrapport.

De kwartiermaker documentbeheer is een sleutelfiguur als het gaat om de creatie van documenten. Je werkt nauw samen met verschillende afdelingen. Je waarborgt de naleving van toegankelijkheidsstandaarden en draagt bij aan een inclusieve digitale omgeving waarin rekening wordt gehouden met de behoeften van álle gebruikers. Deze rol vereist zowel technische kennis als het vermogen om op tactisch niveau samen te werken binnen de ambtelijke organisatie en, indien nodig, op te schalen richting ambtelijke leiding.

Je bent eerste aanspreekpunt en adviseur als het gaat om het toegankelijk maken van documenten. Je werkt hiervoor nauw samen met communicatieadviseurs, centrale webredactie en auteurs van documenten. Je hebt zelf de juiste kennis om documenten digitaal toegankelijk te maken. Je weet dus waar je over praat en wat er komt kijken bij het toegankelijk maken van documenten. Daarnaast ben je in staat om met behulp van jouw kennis en ervaring werkprocessen in dit kader tegen het licht te houden en te optimaliseren.

Je bent digitaal vaardig en gebruikt software voor inventarisatie, analyse en administratie. Je hebt ervaring met:

• Office 365 (met Xential)
• Webanalyse programma's zoals Siteimprove, Piwik Pro, Google Analytics en/of Screaming Frog
• Documentatie- of contentmanagementsystemen
• Zaaksysteem
• Adobe Acrobat Pro
• PAC2024