HR Business Adviseur

In dit document wordt verstaan onder:

• Aanbestedende Dienst De Gemeente Delft.
• Aanbestedingsplatform Elektronisch systeem voor de communicatie met betrekking tot het DAS zoals de toelatingsprocedure voor ondernemers en het plaatsen van opdrachten. Op het platform wordt tevens het register van Toegelaten Ondernemers bijgehouden.
• Mercell Het Aanbestedingsplatform dat wordt gebruikt voor het DAS waarop dit document betrekking heeft.
• Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) Een elektronisch proces voor het doen van gangbare aankopen van werken, leveringen of diensten, waarvan de kenmerken wegens de algemene beschikbaarheid op de markt voldoen aan de behoeften van de Aanbestedende Dienst, dat gedurende de gehele looptijd openstaat voor ondernemers die aan de eisen voor toelating tot het systeem voldoen.
• De Aanbestedende Dienst gebruikt het DAS waarop dit document betrekking heeft uitsluitend voor opdrachten voor het inhuren van externe capaciteit en expertise.
• Inschrijver De natuurlijke persoon of de rechtspersoon die een Offerte heeft ingediend.
• Matchgesprek Gesprek waarin wordt vastgesteld in welke mate Inschrijver/aangeboden kandidaat congruent is met de ingediende documenten. Dit kan bijvoorbeeld betrekking hebben op het verduidelijken van de gegeven motivatie of het toelichten van de waarde van specifieke elementen in het CV.
• Nota van Inlichtingen Een document dat dient als aanvulling of wijziging op de aanbestedingsdocumenten waarin de vragen van gegadigden zijn beantwoord door de Aanbestedende Dienst. De Nota(‘s) van Inlichtingen maakt (maken) deel uit van dit document.
• Offerte Een aanbieding van de Inschrijver gebaseerd op de eisen en wensen in de Offerteaanvraag.
• Offerteaanvraag Document waarin wordt toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Het bevat de informatie die nodig is om een Offerte te kunnen opstellen.
• Opdrachtgever De Opdrachtgever is de partij die in de nadere Offerteaanvraag is vermeld en die de Overeenkomst sluit met de Inschrijver aan wie de opdracht wordt gegund.
• Opdrachtnemer De Inschrijver aan wie door Opdrachtgever de opdracht voor dienstverlening is verleend.
• Overeenkomst Schriftelijk vastgelegde afspraken tussen Opdrachtgever en Opdrachtnemer, gebaseerd op wat is gevraagd en is aangeboden.
• Samenwerkingsverband (combinatie) Twee of meer ondernemingen die een gezamenlijke Inschrijving indienen, waarbij de ondernemingen ieder hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het juist en volledig voldoen aan de verplichtingen, voortvloeiend uit de Overeenkomst.
• Toelatingsleidraad Dit document geeft informatie over de opdrachten die in het kader van het DAS zullen worden verleend en de werkwijze van het DAS en bevat de voorwaarden waaraan ondernemers moeten voldoen om te worden toegelaten tot het DAS.
• UEA-formulier Formulier voor het Uniform Europees Aanbestedingsdocument (voorheen eigen verklaring), waarin de eigen verklaring zoals genoemd in artikel 2.84 van de Aanbestedingswet 2012 met betrekking tot onder meer uitsluitingsgronden en geschiktheidseisen, moet worden ingevuld.
• Verklaring Omtrent het Gedrag Een Verklaring Omtrent het Gedrag (VOG) is een verklaring waaruit blijkt dat uw gedrag in het verleden geen bezwaar vormt voor het vervullen van een specifieke functie bij de Aanbestedende Dienst.

Procedurele Aspecten

De offerteaanvraag, inclusief bijlagen, is met zorg samengesteld. Indien de Inschrijver desondanks onvolkomenheden, procedurefouten of tegenstrijdigheden constateert, dient hij deze zo spoedig mogelijk – doch vóór het verstrijken van de termijn voor het stellen van vragen – schriftelijk te melden. Hierbij dient de Inschrijver tevens eventuele consequenties en/of correctievoorstellen te vermelden. Eventuele bezwaren tegen (onderdelen van) de offerteaanvraag – bijvoorbeeld ten aanzien van contractuele voorwaarden, criteria, termijnen of werkwijze – moeten eveneens zo spoedig mogelijk, doch uiterlijk vóór het sluiten van de vraagtermijn, schriftelijk aan de Aanbestedende Dienst kenbaar worden gemaakt.

Indien op een later moment onvolkomenheden of tegenstrijdigheden in de offerteaanvraag of bijbehorende documenten worden geconstateerd, en deze niet tijdig door de Inschrijver zijn gemeld, zullen deze in het voordeel van de Aanbestedende Dienst worden uitgelegd.

Deze aanbesteding vindt volledig digitaal plaats via het platform Mercell. Dit houdt in dat: de aanbestedingsdocumenten via Mercell beschikbaar worden gesteld; (potentiële) inschrijvers via Mercell nadere inlichtingen kunnen opvragen; inschrijvers via Mercell hun inschrijving indienen; de correspondentie omtrent de gunning van de opdracht via Mercell verloopt.

Indien communicatie via Mercell in uitzonderlijke gevallen niet mogelijk is, kunt u contact opnemen via: inhuurdesk@delft.nl. Tot het moment van (definitieve) gunning is het niet toegestaan om contact op te nemen met functionarissen die betrokken zijn bij deze aanbestedingsprocedure, noch met andere medewerkers of leden van het college, met het oog op het verkrijgen van informatie. Elke vorm van positieve of negatieve beïnvloeding, op welke wijze dan ook, leidt tot onmiddellijke uitsluiting van (verdere) deelname aan deze aanbesteding.

De Inschrijver bevestigt zich te houden aan bovenstaande richtlijnen gedurende de gehele procedure en bij het opstellen van de inschrijving.

De antwoorden op gestelde vragen worden geanonimiseerd en aan alle inschrijvers beschikbaar gesteld. Deze antwoorden maken onlosmakelijk deel uit van de offerteaanvraag. Inschrijvers ontvangen een e-mailnotificatie zodra de Nota van Inlichtingen beschikbaar is op het aanbestedingsplatform.

Interne procedure Aanbestedende Dienst De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om tegelijkertijd met de plaatsvinding van de offerteaanvraag in het DAS ook de interne wervingsprocedure uit te voeren. In dit geval is het mogelijk dat er een geschikte interne kandidaat wordt gevonden waardoor de offerteaanvraag zal worden teruggetrokken. Indien deze situatie zich voordoet ontvangen de partijen bericht dat de aanvraag is geannuleerd en er dus niet tot gunning zal worden overgegaan. Aangezien de Aanbestedende Dienst niet verplicht is om te gunnen, kunnen partijen geen aanspraak maken op enigerlei gemaakte kosten.

Vragen & offerteaanvraag Ten behoeve van deze aanbesteding is één vragenronde gepland. Vragen en opmerkingen over de Aanbestedingsleidraad, de aanbestedingsprocedure of overige gepubliceerde documenten kunnen uitsluitend via de vraag- en antwoordmodule in Mercell worden ingediend. Dit geldt eveneens voor eventuele onduidelijkheden, dubbelzinnigheden of tegenstrijdigheden die door inschrijvers worden gesignaleerd. Daarnaast is het mogelijk om onderbouwde tekstvoorstellen in te dienen met betrekking tot de bijgevoegde voorwaarden en van toepassing verklaarde overeenkomsten. Deze voorstellen dienen gelijktijdig met de vragen te worden ingediend. De Gemeente is echter niet verplicht deze voorstellen over te nemen.

Bij het indienen van vragen geeft de inschrijver duidelijk aan op welk onderdeel van de Aanbestedingsleidraad of overige documenten de vraag betrekking heeft. De inschrijver is zelf verantwoordelijk voor de correcte en tijdige indiening van de vragen. Indien binnen de gestelde termijn van de informatiefase geen bezwaar wordt gemaakt tegen geconstateerde gebreken, zoals onduidelijkheden of tegenstrijdigheden, vervalt het recht om hierover op een later moment nog bezwaar te maken.

De Gemeente behoudt zich het recht voor om naar aanleiding van de gestelde vragen de Aanbestedingsleidraad te wijzigen of toe te lichten. Dergelijke aanpassingen worden kenbaar gemaakt in de Nota van Inlichtingen. In geval van tegenstrijdigheden prevaleert het bepaalde in de Nota van Inlichtingen boven de oorspronkelijke Aanbestedingsleidraad of de Offerteaanvraag. De Nota(‘s) van Inlichtingen, inclusief de geanonimiseerde vragen en antwoorden van de Gemeente, worden via Mercell gepubliceerd.

Tot slot merkt de Gemeente op dat zij geen voorkeur heeft voor een specifieke dienstverlener. Indien in de Offerteaanvraag eisen of wensen voorkomen die (lijken te) verwijzen naar een bepaalde dienstverlener, dient dit te worden gelezen als: "of gelijkwaardig".

Technische vragen – Mercell helpdesk Voor technische vragen over het Aanbestedingsplatform kunt u bij de helpdesk terecht (bijvoorbeeld indien u niet in staat bent om in te loggen of om uw Offerte te verzenden). U kunt dan telefonisch contact opnemen met de helpdesk van Mercell via het telefoonnummer +31 (0)85 001 4593

Gestanddoening  De Offerte heeft een gestanddoeningstermijn tot tenminste dertig (30) dagen na de datum waarop de Offerte uiterlijk ingediend dient te worden. Tot die datum heeft zij het karakter van een onherroepelijk aanbod.

Voorbehoud De Aanbestedende Dienst behoudt zich het recht voor om, zonder opgaaf van redenen en zonder enige verplichting tot betalen van welke vergoeding dan ook, een uitgebrachte Offerteaanvraag in te trekken, een aanbieding te weigeren of een Offerte af te wijzen.

Vertrouwelijkheid De inhoud van deze Offerteaanvraag is vertrouwelijk en mag slechts aan medewerkers worden getoond die voor het indienen van gegevens daarvan kennis moeten nemen. De Aanbestedende Dienst zal uw Offerte met dezelfde vertrouwelijkheid behandelen. Het is niet toegestaan om de vacaturetekst te kopiëren/te verspreiden. Indien dit toch plaatsvindt, behoudt de Aanbestedende Dienst zich het recht voor om de gegadigde uit het Dynamisch Aankoopsysteem (DAS) te verwijderen.

Volledigheid en juistheid van informatie Indien tijdens de beoordeling van Offertes blijkt dat Inschrijver onjuiste informatie heeft verschaft, behoud de Aanbestedende Dienst zich het recht voor om de toelating van de Inschrijver voor één of meerdere categorieën binnen het DAS in te trekken. De leverancier kan dan geen Offertes meer indienen.

Offerte De Offerte dient gesteld te zijn in de Nederlandse taal. Correspondentie, contacten en contractering zullen eveneens in de Nederlandse taal geschieden. Alle communicatie met betrekking tot de Offerteaanvraag dient elektronisch te verlopen via het Aanbestedingsplatform. Het is op straffe van uitsluiting niet toegestaan rechtstreeks contact betreffende een Offerteaanvraag te hebben met medewerkers van de Aanbestedende Dienst, anders dan via het Aanbestedingsplatform.

Van één (1) concern mogen slechts meerdere ondernemingen inschrijven op de Offerteaanvraag (zelfstandig, in Samenwerkingsverband of als onderaannemer), indien zij, op verzoek van Aanbestedende Dienst, kunnen aantonen dat zij ieder de Offerte onafhankelijk van de andere Inschrijvers van hetzelfde concern hebben opgesteld, en de vertrouwelijkheid hierbij in acht hebben genomen. Als één van de betreffende Inschrijvers dit niet kan aantonen, leidt dit tot uitsluiting van alle tot het betreffende concern behorende Inschrijvers.

Het risico van het ontbreken van informatie of antwoorden berust bij Inschrijver en kan negatieve gevolgen hebben voor de waardering van de gestelde criteria of leiden tot afwijzing van de Offerte. Het risico van te late verzending ligt bij de Inschrijver.

Het onder voorwaarden of voorbehoud doen van een Offerte betekent het ontbreken van instemming met de procedurevoorschriften en de inhoud van de Offerteaanvraag. Een dergelijke Offerte wordt terzijde gelegd en komt niet voor gunning in aanmerking.

De inschrijving dient voor de Aanbestedende Dienst geheel kosteloos te zijn.

Een kandidaat mag slechts één (1) keer worden aangeboden. De kandidaat is hiervoor zelf verantwoordelijk. Indien een kandidaat door meerdere partijen wordt aangeboden, wordt hij/zij daarvan op de hoogte gesteld. Vervolgens moet binnen 24 uur na deze melding worden besloten welke partij(en) zich terugtrekt. Indien er binnen deze termijn geen correctie plaatsvindt, worden alle betrokken partijen uitgesloten van deelname.

Sluitingstermijn indienen offertes In de plannning van deze offerteaanvraag is een datum opgenomen het inleveren van de Offertes in de digitale kluis. Deze kluis wordt op de aangegeven datum en tijd automatisch gesloten. Aanbestedende Dienst heeft tot aan het moment van sluiten geen enkel inzicht in de ingediende Offertes.

De aftellende digitale klok en de sluitingstijd voor indienen van Offertes, die worden getoond op het Aanbestedingsplatform, zijn leidend en prevaleren boven alle andere tijdsaanduidingen.

Aan te leveren documenten voorafgaand aan de start van de werkzaamheden: Iedere in te huren medewerker dient voorafgaand aan de start van de werkzaamheden de volgende documenten aan te leveren: Persoonsgegevens; Ondertekende integriteitsverklaring; Inlichtingenformulier externe Inhuur gemeente Delft Proforma factuur Kopie van aanvraag Verklaring Omtrent het Gedrag;

Het inlichtingenformulier en het integriteitsformulier is te vinden in de bijlage van deze offerteaanvraag.

Archivering van de aanbestedingsstukken en inschrijvingen Vanwege de motiveringsplicht dient de aanbestedende dienst de aanbestedingsstukken en inschrijvingen te bewaren gedurende een periode van tenminste vijf (5) jaar na definitieve gunning van de opdracht (Archiefwet). Omdat de inschrijvingen persoonsgegevens kunnen bevatten, verzoeken wij u in uw inschrijving zo min mogelijk persoonsgegevens op te nemen.

Door deze vraag met 'ja' te beantwoorden, verklaart u zich akkoord met de procedurele aspecten.

Inleiding

Hierbij verzoekt de Gemeente Delft u een Offerte uit te brengen voor de inhuur van een HR Business Adviseur. Deze aanvraag wordt, conform de leidraad d.d. 3 september 2024 en bijbehorende Nota's van Inlichtingen, betreffende het instellen van een DAS voor de inhuur van personeel, verstuurd aan alle gekwalificeerde leveranciers.

In deze Offerteaanvraag wordt verder toegelicht welke diensten binnen de werking van de te sluiten Overeenkomst vallen. Daarnaast bevat deze Offerteaanvraag de informatie die nodig is om een Offerte op te kunnen stellen. Het doel van deze Offerteaanvraag is het afsluiten van een Overeenkomst met één (1) dienstverlener ten behoeve van de inhuur van een HR Business Adviseur.

Begrippen die met een hoofdletter zijn geschreven hebben de betekenis zoals beschreven in de begrippenlijst van het Dynamisch Aankoopsysteem. De begrippenlijst is gepubliceerd op het Aanbestedingsplatform als onderdeel van het Toelatingsleidraad.

Omschrijving Werkzaamheden

Functieomschrijving Als HR Business Adviseur bij de Gemeente Delft speel je een sleutelrol in het creëren van een inspirerende en professionele werkomgeving. Jij staat zij aan zij met de managers in jouw account. Je bent betrokken bij een breed scala aan HR-activiteiten, zoals advies bij werving en selectie, verzuimbegeleiding, mobiliteit en de (door) ontwikkeling van de organisatie.

Je werkt nauw samen met verschillende HR-disciplines, zoals recruitment, verzuim, rechtspositie, organisatieontwikkeling en leren en ontwikkelen. Daarnaast kun je een bijdrage leveren aan het opstellen en implementeren van HR-beleid en -instrumenten. Of het nu gaat om functionerings- en beoordelingsgesprekken, opleidingsplannen of strategische personeelsplanning, jij zorgt ervoor dat alles soepel verloopt.

Je volgt de laatste ontwikkelingen binnen je vakgebied op de voet en brengt deze kennis in de praktijk.

• Wat neem je mee: Je beschikt over HBO/WO werk-/denkniveau;
• Je hebt ruime en brede werkervaring als HR Business Adviseur binnen een overheidsorganisatie, bij voorkeur een gemeente;
• Je bent een prettige gesprekspartner voor de managers en collega's;
• Je bent constructief, evenwichtig en professioneel flexibel.

Eisen Ten Aanzien Van De Aangeboden Kandidaat

• Beschikbaarheid: De aangeboden kandidaat is beschikbaar voor 24 uur per week vanaf maandag 16 maart 2026 (in overleg kan deze datum besproken worden) tot vrijdag 2 oktober 2026;
• Je hebt minimaal 7 jaar aantoonbare en relevante ervaring als HR business adviseur?
• Je beschikt over een afgeronde en relevante HBO/WO opleiding?
• Je bent in staat om een VOG aan te vragen en kunt deze na gunning van de opdracht ook overleggen aan de organisatie?

Wensen Ten Aanzien Van De Kandidaat

• Competenties: Uit de door u ingediende stukken (CV en motivatiebrief) en het gesprek blijken minimaal de onderstaande competenties, die voor deze functie als zeer belangrijk worden bevonden (het is ter beoordeling aan de gemeente Delft of hieraan wordt voldaan, inschrijver dient in de in te leveren documenten daarom duidelijk op onderstaande punten in te gaan):
  • Daadkrachtig
  • Communicatieve vaardigheden (zowel in woord als schrift)
  • Verbinder
  • Organisatiesensitief
  • Zowel kunnen samenwerken als zelfstandig aan de slag gaan
  Door deze vraag met "ja" te beantwoorden, geeft inschrijver aan dat hij/zij beschikt over de genoemde competenties en deze terug laat komen in de ingediende stukken.
• De matchgesprekken zijn gepland op maandag 26 januari 2026, tussen 13.00 - 16.00 uur. Bent u of is uw kandidaat op deze tijdstippen beschikbaar?
• Je hebt meer dan 7 jaar aantoonbare en relevante werkervaring als HR Business Adviseur?
• Je hebt ruime ervaring in een gemeente in deze functie?
• Je kunt goed (bent handig in) met HR systemen overweg?
• Je bent bereidt om de 24 uur bij ons op kantoor te werken?

Prijs

• Prijs Bij invulling van de prijs dient u de volgende algemene uitgangspunten te hanteren: Inschrijvingen die in de ogen van de Gemeente in verhouding tot de uit te voeren diensten of leveringen abnormaal laag lijken, kunnen door de Gemeente - na verificatie - terzijde worden gelegd; De op te geven prijzen dienen de volledige Opdracht te dekken als opgenomen in de Aanbestedingsstukken en als aangeboden in uw Inschrijving; Inschrijver dient netto prijzen aan te bieden exclusief btw; Het is niet toegestaan om naast de Inschrijving een korting te geven. Indien een Inschrijver toch een korting wil geven dan dient de korting verwerkt te worden in de afgegeven prijzen in zijn Inschrijving; Alle opgegeven prijzen zijn (minimaal marktconforme) all-inprijzen, dat wil zeggen: inclusief alle in de aanbestedingsstukken genoemde eisen, wensen en voorwaarden alsmede toezeggingen gedaan in de uitwerking van de Gunningscriteria. Niet in de prijzen opgenomen kosten zullen niet worden vergoed;
• Inschrijver neemt in de uitwerking te allen tijde de gestelde eisen uit het Programma van Eisen in acht.
• Inschrijver die de laagste netto prijs aanbiedt, ontvangt de hoogste score. Het is bij deze offerteaanvraag toegestaan om een lagere prijs in te dienen. Hiervoor ontvangt indiener de hoogste score. Er worden geen extra punten toegekend.