Facilitair Projectmanager

De afdeling Facilitaire Services (FS) is met 40 medewerkers onder andere verantwoordelijk voor de gecontracteerde dienstverlening zoals wagenpark, huisvesting (8 locaties), beheer en onderhoud van gebouwen, catering, schoonmaak, receptie, beveiliging, huismeesters, werkplekken, Kadaster museum, kunst, informatiehuishouding, analoog en digitaal archief, koeriersdiensten, postverwerking, abonnementen, drukwerk, meetbenodigdheden, bedrijfskleding en BHV. Duurzaamheid in het kader van de ESG-wetgeving is een belangrijke pijler in onze dienstverlening. Onze kantoorgebouwen zijn verduurzaamd naar minimaal energielabel A, het wagenpark is grotendeels geëlektrificeerd en meerdere initiatieven zijn in ontwikkeling. Wij voeren onze werkzaamheden uit vanuit een hybride regie-organisatie en voeren regie op de uitbestede diensten.

FS is op zoek naar iemand die ervaring heeft in facilitaire inkooptrajecten gericht op proces en dienstverlening voor postverwerking en tekeningenbeheer. Daarnaast wordt verwacht dat er een duidelijke omschrijving en inbedding in de beheerorganisatie komt van de taken die FS uitvoert rondom contractbeheer en inkoop. Dit moet aansluiten op de taken die al omschreven zijn vanuit de afdeling Inkoop & Contractmanagement. De werkzaamheden worden op locatie De Grift in Apeldoorn uitgevoerd.

Resultaten en belangrijkste taken

• Aanbesteding postverwerking:
  • Verwerken van data uit diverse Kadaster-systemen tot fysieke berichten
  • Couverteren (o.a. printen, vouwen en insteken in enveloppen)
  • Verzendbare poststukken aanbieden aan leverancier voor verzending
• Aanbesteding tekeningenbeheer:
  • Alle facilitaire assets zoals tekeningen van constructies, details, inrichtingstekeningen en terreinen moeten geüpdatet dan wel gemaakt worden en in een digitaal systeem bijgehouden worden
  • De uiteindelijke beheersituatie en implementatie zijn integraal onderdeel van dit project
• Samenstellen van een multidisciplinair projectteam, onder leiding van een projectmanager, met vertegenwoordigers van contractbeheer, IT, inkoop, contractmanagement en de business.
  • Begeleiden van het aanbestedingsproces, zorgen voor naleving van wettelijke en organisatorische eisen, en bewaken van tijdslijnen
  • Aansluiting op bestaande facilitaire deelprocessen is essentieel voor succesvolle implementatie
• FS-taken contractbeheer en inkoop:
  • Beschrijven, implementeren en borgen van taken rondom contractbeheer, leveranciersmanagement en inkoop naast de al bestaande kaders van Inkoop & Contractmanagement
  • Werken vanuit de projectmanagersrol in samenwerking met de teamleiders FS binnen de teams facilitair adviseurs, landelijk beheer en lokaal beheer
  • Kennis van een facilitaire regieorganisatie in relatie tot (deels) extern contract- en leveranciersmanagement is gewenst.