Omschrijving
In de functie van Directiesecretaris P&O adviseer je de directeur en de afdelingsmanagers van P&O over strategische, organisatorische en beleidsmatige vraagstukken. Je brengt inhoud, processen en mensen samen en zoekt actief de samenwerking binnen en buiten P&O. Je werkt nauw samen met de directeur, signaleert kansen en neemt initiatief om deze samen met collega's verder uit te werken.
Je bereidt overleggen voor, onderhoudt interne contacten en bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam. Door je brede betrokkenheid binnen P&O leg je verbanden tussen verschillende onderwerpen en bewaak je gemaakte afspraken. Ook heb je een rol in de interne communicatie en zorg je dat collega's goed geïnformeerd zijn.
Je draagt bij aan de verdere ontwikkeling en professionalisering van P&O. Je vertaalt signalen en behoeften uit de organisatie naar voorstellen en concrete acties. Daarbij houd je overzicht over organisatieontwikkelingen, help je processen te stroomlijnen en ondersteun je collega's waar nodig. Je verbindt collega's met elkaar en stimuleert samenwerking.
Daarnaast organiseer en coördineer je bijeenkomsten, zoals één P&O overleggen, heidagen of werkbezoeken, en zorg je voor rapportages en goed ingerichte werkprocessen.
Als vaste sparringpartner van de directeur ondersteun je bij belangrijke overleggen en besluitvorming. Je zorgt voor een zorgvuldig ambtelijk besluitvormingsproces door overleggen goed te organiseren, voor te bereiden en vast te leggen. Je bewaakt de kwaliteit van stukken, houdt zicht op de strategische planning en volgt besluiten en acties op. Ook onderhoud je contact met andere directiesecretarissen en adviseurs binnen het cluster Bedrijfsvoering.
Werkzaamheden
- Je zorgt voor een goed georganiseerd ambtelijk besluitvormingsproces. Je bereidt overleggen voor, stelt agenda's op en zorgt voor verslaglegging.
- Je bewaakt de samenhang, kwaliteit en volledigheid van voorstellen. Je houdt de termijnagenda bij en zorgt dat acties worden opgevolgd.
- Je adviseert collega's over de kwaliteit van stukken voor verschillende ambtelijke overleggen en denkt waar nodig strategisch mee.
- Je bent een sparringpartner voor de directeur en het managementteam en denkt mee over organisatieontwikkeling en prioriteiten.
- Je werkt aan thema's zoals governance, samenwerking, cultuur en veranderopgaven en zorgt voor samenhang tussen verschillende dossiers.
- Je draagt bij aan duidelijke interne communicatie binnen P&O en richting de rest van de organisatie.
- Je bouwt en onderhoudt samen met de directeur en andere directieleden een relevant netwerk binnen en buiten de organisatie, bijvoorbeeld met andere directies binnen Bedrijfsvoering en met collega's uit andere grote gemeenten.
- Je pakt projecten op die bijdragen aan de verdere ontwikkeling van de organisatie.
- Je bent een belangrijk aanspreekpunt voor collega's binnen de organisatie.
Als directiesecretaris maak je deel uit van het compacte stafteam van P&O. Dit team zorgt ervoor dat P&O een sterke strategische partner is voor het bestuur en het (hoger) management. De staf houdt focus op de strategische prioriteiten van P&O en ondersteunt de realisatie daarvan. Ook adviseert het team het managementteam over belangrijke keuzes en zorgt het voor duidelijke kaders en werkafspraken.
De staf bestaat uit een directiesecretaris, een bestuursadviseur, een medewerker bestuurszaken, twee strategisch adviseurs en managementondersteuners.
Eisen
- Is de aangeboden kandidaat in de afgelopen 2 jaar in loondienst geweest bij de gemeente Amsterdam? Nee = OK, Ja = KO.
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal een hbo opleiding afgerond. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv. Let op! De kandidaat moet het document meenemen naar het interview zodat de opdrachtgever kan controleren of deze voldoet. Indien het document niet aanwezig is of niet voldoet wordt het gesprek beëindigd en de offerte terzijde gelegd.
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring in een adviesrol, met betrekking tot het adviseren en/of ondersteunen van management op directieniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met het voorbereiden en begeleiden van overleggen op directie- of managementniveau. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- De aangeboden kandidaat heeft minimaal 3 jaar ervaring met werken in een complexe (overheids)organisatie met verschillende belangen en stakeholders. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- Verificatie van de kennis van de kandidaat. (wordt getoetst in interview)
- Verificatie van de ervaring van de kandidaat. (wordt getoetst in interview)
- U voegt het cv toe van de kandidaat. Het cv is opgesteld in het Nederlands en is maximaal 5 A4 groot. Als een cv meer dan 5 A4 omvat worden alleen de eerste 5 A4 meegenomen in de beoordeling. Het cv dient enkel en alleen ter verificatie van de bij de eisen en wensen gegeven antwoorden. Als het cv niet overeenkomt met de door u gegeven antwoorden kan de gemeente Amsterdam besluiten uw offerte terzijde te leggen.
- Een motivatiebrief is vereist voor deze opdracht
- De kandidaat van de voorlopig winnende Inschrijver (voornemen tot gunnen opdracht) moet op het moment van de start van de opdracht in loondienst zijn van de Inschrijver voor minimaal het aantal uren en de looptijd van de opdracht (incl. eventuele verlengingen). De voorlopig winnende Inschrijver levert binnen 2 werkdagen na het bericht van het voornemen tot gunning via Mercell deze, door de voorlopig winnende Inschrijver en aangeboden kandidaat getekende versie van de Eigen Verklaring aan. Als dit document niet tijdig is aangeleverd wordt de Inschrijving terzijde gelegd. Ja = OK, Nee = KO.
Wensen
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met bedrijfsvoering brede en HRM- of organisatieontwikkeling vraagstukken. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- De aangeboden kandidaat heeft ervaring met Amsterdam of vergelijkbare organisatie. Dit dient duidelijk te blijken uit het cv.
- De aangeboden kandidaat is per direct (binnen 2 weken na het gesprek) beschikbaar. Dit dient duidelijk te blijken uit de motivatiebrief.
- Je toont competenties:
- Analytisch vermogen (gevorderd niveau)
- Inventiviteit (gevorderd niveau)
- Omgevingsbewustzijn (gevorderd niveau)
- Samenwerken (gevorderd niveau)
- Resultaatgerichtheid (gevorderd niveau)
- Overtuigingskracht (gevorderd niveau)
Over de organisatie
Meer weten over deze organisatie? Lees wie ze zijn en welke opdrachten ze momenteel aanbieden.