Directiesecretaresse VNG Realisatie

De directiesecretaresse van de directeur VNG Realisatie vervult een sleutelrol in de hoogwaardige ondersteuning van de directeur binnen een complexe bestuurlijke en ambtelijke omgeving. De opdracht richt zich op het optimaal ontzorgen van de directeur door het regisseren van een zeer complexe agenda, het organiseren van besluitvormingsprocessen en het zorgvuldig afstemmen met interne en externe topfunctionarissen binnen en buiten de VNG-omgeving.

Verder is de directiesecretaresse verantwoordelijk voor het integraal en proactief beheren van de agenda van de directeur VNG Realisatie, waarbij sprake is van veelvuldig schakelen met bestuurlijke en (top)ambtelijke stakeholders, waaronder directeuren, gemeentelijke en rijksvertegenwoordigers en strategische partners. Hierbij wordt voortdurend gestuurd op prioritering, urgentie, bestuurlijke gevoeligheid en samenhang.

Daarnaast organiseert de directiesecretaresse MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke sessies, en draagt zorg voor een zorgvuldige voorbereiding, verslaglegging en bewaking van besluitvorming en opvolging. Zij fungeert als eerste inhoudelijke en procesmatige schakel voor inkomende informatie, waarbij actief wordt gescreend, geprioriteerd en doorgeleid binnen de juiste gremia.

De directiesecretaresse ondersteunt de directeur tevens bij de voorbereiding van bestuurlijke stukken, annotaties en correspondentie, op basis van inhoudelijke input vanuit de organisatie. Daarnaast bewaakt zij de voortgang van dossiers en besluiten en zorgt zij voor tijdige signalering, rappel en structurele opvolging in nauwe afstemming met de directeur en betrokken stakeholders.

Werkzaamheden en verantwoordelijkheden

• Regisseren en integraal beheren van de complexe agenda van de directeur VNG Realisatie, inclusief afstemming met (top)ambtelijke en bestuurlijke stakeholders;
• Coördineren van MT-vergaderingen, strategische overleggen en bestuurlijke bijeenkomsten met interne en externe partners;
• Voorbereiden, organiseren en vastleggen van vergaderingen, inclusief verslaglegging, actielijsten en bewaking van besluitvorming en opvolging;
• Fungeren als eerste inhoudelijk en procesmatig aanspreekpunt voor inkomende stukken, e-mail en informatie (triage, prioritering en doorgeleiding);
• Voorbereiden en (laten) opstellen van bestuurlijke annotaties, notities en correspondentie voor de directeur;
• Verzorgen van een consistente en tijdige informatievoorziening richting MT, interne organisatieonderdelen en externe (bestuurlijke) partners;
• Actief bewaken van voortgang op dossiers en besluiten, inclusief signaleren, rappelleren en opvolging organiseren;
• Afstemming met MT-leden, bestuurssecretariaat en interne ondersteunende teams over planning, prioritering en acties;
• Proactief signaleren van knelpunten in processen, planning en besluitvorming en doen van verbetervoorstellen richting directeur en MT-omgeving.

Resultaat van de opdracht

De directiesecretaresse zorgt voor een professioneel, strak en bestuurlijk geborgd ondersteunings- en besluitvormingsproces rondom de directeur VNG Realisatie. De directeur wordt volledig ontzorgd in agenda, informatievoorziening, besluitvoorbereiding en opvolging, waardoor maximale focus mogelijk is op strategische en inhoudelijke aansturing.

Het resultaat is een effectief en voorspelbaar ingericht proces van agendering, besluitvorming en opvolging binnen een complexe bestuurlijke context. Inkomende informatie wordt tijdig en zorgvuldig gescreend en vertaald naar de juiste actie en gremia. Besluiten en afspraken worden structureel bewaakt en opgevolgd, met continue aandacht voor bestuurlijke sensitiviteit, prioritering en kwaliteit van informatievoorziening.

Kennis en expertise

• Afgeronde HBO-opleiding in de richting van bestuurskunde, management of vergelijkbaar.
• Minimaal 7 jaar ervaring als directiesecretaresse binnen een gemeente, ministerie of internationale publieke organisatie, opgedaan in de afgelopen 15 jaar.
• Minimaal 5 jaar ervaring met het beheren en coördineren van complexe agenda’s, het organiseren van overleggen (zoals MT-vergaderingen) en het bewaken van besluitvorming, actielijsten en opvolging
• Aantoonbare ervaring met het zelfstandig opstellen van notities, annotaties, correspondentie en verslaglegging in een bestuurlijke of directieomgeving, blijkend uit het CV

Competenties

• Organisatiesensitiviteit
• Nauwkeurigheid
• Pro activiteit
• Planningsvaardigheid
• Discretie
• Stressbestendigheid
• Communicatief
• Samenwerkingsgericht