Adviseur Processen DefDoc

De komende 2 jaar wordt binnen Defensie een nieuw Document Management Systeem (DMS) geïmplementeerd. Deze Defensiebrede uitrol is onderdeel van het programma DOO en bestaat uit parallelle deelprojecten per Defensie Onderdeel (Landmacht, Luchtmacht, Marine, Marechaussee en ondersteunende Commando's, Directies en Diensten). De adviseur Processen ondersteunt de projectleider en het team dat uitvoering geeft aan:

• het uitwerken van de eenduidige processen en inrichtingsproducten op gebied van informatiehuishousing (IHH) samen met vertegenwoordiging vanuit de Defensieonderdelen en DOO;
• zorgt voor validatie van de uitgewerkte processen en inrichtingsproducten IHH met Defensieonderdelen;
• voorbereiden van behandeling in het Besluitvormend Orgaan transformatie IHH;
• zorgt voor afstemming met systeemfunctionaliteit en benodigde gebruikersadoptie van de processen.

De adviseur is verantwoordelijk voor:

• gevraagd en ongevraagd adviseren over de scope, keuze, totstandkoming, risico's van de teamopdracht;
• ondersteunen van de samenwerking tussen programma DOO en de Defensie onderdelen;
• draagvlak creëren voor de opgeleverde producten bij de Defensieonderdelen;
• signaleren en adviseren op kansen en risico's;
• bijdragen aan integratievraagstukken met business analisten en product owners;
• bijdragen / reviewen programmaplannen en evaluaties;
• ontwikkelen communicatie materiaal (presentaties, planning etc).

Je werkt met een team van business analisten en experts op gebied van procesanalyse. Het is een dynamische omgeving met een volle veranderkalender bij de Defensie onderdelen in combinatie met een groeiende volwassnheid op gebied van informatiehuishouding en de uitol en doorontwikkeling van DefDoc. Je rapporteert aan de programmamanager DefDoc. Voor de uitvoering van de opdracht is contact met (het management van) de gebruikersorganisatie mogelijk. De programmastandplaats is Den Haag. Vanuit het belang van stakeholdermanagement met de Defensie onderdelen en andere projectteams wordt flexibilteit in werklocaties verwacht.

Achtergrond opdracht

Defensie brengt haar informatiehuishouding op orde als basis voor informatiegestuurd werken, een doelmatige administratieve organisatie en voldoen aan Woo en Archiefwet. Het programma Defensie Open op Orde (DOO) voert de regie over deze veranderkalender en voert veel verbeterprojecten uit, van business transformatie tot IT realisatie. De hoofddoelstelling van dit programma is: Defensie bereikt een versterkte informatiepositie ten behoeve van verbeterde besluitvorming en verantwoording. Daartoe moet informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk zijn. Het programma realiseert de inrichting voor informatiehuishouding defensie breed en ondersteunt de organisatie met kennis, capaciteit en technologie om de volwassenheid van informatiehuishouding te verhogen onder waarborg van de veiligheid van de Staat.

De implementatie van het Document Management Systeem (DMS) en Records Management Applicatie (RMA) genaamd DefDoc is een cruciaal onderdeel van de integrale business transformatie voor de verbeterde informatiehuishouding. Met de defensiebrede implementatie van dit systeem wordt een belangrijke basis gelegd voor het verhogen van de volwassenheid van de informatiehuishouding. Het systeem sluit aan op de dagelijkse werkzaamheden en stukkenstromen en vervangt de huidige archiefoplossing Xpost. DefDoc dient bij te dragen aan de vindbaarheid van informatie en de traceerbaarheid van de totstandkoming van stukken, beleid en besluitvorming. Het bevordert dat informatie juist, compleet, actueel, vindbaar en toegankelijk wordt. Om een defensiebrede werking zeker te stellen, zijn standaardisatie in informatieprocessen en een uniforme werkwijze belangrijke uitgangspunten van DefDoc. Hierbij wordt rekening gehouden met opgave en specificiteit per Defensie onderdeel.

Taken

• Draag bij aan de voorbereiding van het bedrijfsplan van de organisatie
• Analyse van zakelijke vereisten en ontwerp gerelateerde processen
• Ondersteuning van digitale transformatie, het identificeren van verbeterpunten in bedrijfsprocessen
• Bied mogelijke ICT-oplossingen die voldoen aan de ICT-strategie
• Ontwikkel businesscases met betrekking tot de voorgestelde oplossingen
• Analyseer vereiste informatie en documenten
• Plan ontwikkelen voor continuïteit van operaties

Aanvullende Informatie

Hybride werken: De frequentie is een schatting, mits het werk dit toelaat. Afspraken met betrekking tot thuiswerken gaat altijd in overleg met de behoeftesteller.

Aanvraag ICT

aantal dagen thuiswerken toegestaan: 2 Cv's